Intesa, efficienza e produttività sono possibili quando le persone lavorano insieme utilizzando le applicazioni “groupware”, ovvero soluzioni e strumenti per condividere le informazioni, integrare e condividere il proprio lavoro con colleghi e collaboratori.

I principali ostacoli alla diffusione delle applicazioni groupware sono il costo e la preparazione necessari per acquistare, installare, rendere operativo e manutenere il sistema. Al contrario le funzioni groupware incorporate nel mail server MDaemon, distribuito in Italia da Achab, rendono possibile la condivisione delle informazioni anche all’interno di quelle realtà che hanno un particolare occhio di riguardo per il budget e che non possono contare su tecnici informatici disponibili in maniera continuativa.

Vantaggi e caratteristiche del groupware

Le applicazioni groupware permettono alle persone di collaborare fra loro scambiando e condividendo informazioni. Un’applicazione groupware di livello elementare può consistere nella condivisione dei contatti e degli indirizzi email attraverso una rubrica comune. Nei progetti condotti in team, inoltre, le applicazioni groupware consentono l’accesso dall’esterno dell’azienda (accesso controllato) ai calendari personali, alle varie attività e molto altro ancora.

Condividere i dati contribuisce al successo del lavoro di gruppo. Se un componente di un team lavora con informazioni condivise con altri ha meno possibilità di dimenticare elementi importanti per la buona riuscita del progetto. Condividere le informazioni aiuta anche a diminuire i lavori sovrapposti, duplicati o addirittura superflui.

MDaemon, grazie alle funzioni integrate per il groupware, mette a disposizione di piccole e medie imprese i vantaggi di queste applicazioni. Infatti MDaemon offre funzionalità groupware integrate, per la condivisione di calendari, messaggi, contatti, attività, note e contenuti definiti dall’utente e conservati all’interno di cartelle IMAP.

Le funzionalità groupware sono disponibili attraverso WorldClient, il modulo webmail di MDaemon. Per chi utilizza Outlook è disponibile un altro prodotto di Alt-N, Outlook Connector for MDaemon, che collega in tempo reale gli utenti alle funzioni collaborative di Microsoft Outlook utilizzando MDaemon come piattaforma server.

Qualunque sia il programma utilizzato, chi dispone di un account su MDaemon può accedere alle medesime informazioni da Outlook o WorldClient. Inoltre, le informazioni condivise sono disponibili tramite qualunque client email dotato di funzionalità IMAP. Come per tutte le soluzioni MDaemon, anche le funzionalità groupware sono facili da configurare, utilizzare e manutenere.

Come la condivisione, anche la protezione delle informazioni dagli accessi non autorizzati e dalle manomissioni è importante. Parte integrante delle misure di sicurezza del groupware di MDaemon è il controllo sui diritti di accesso degli oggetti condivisi. Le opzioni spaziano dalla possibilità di rendere invisibile una determinata cartella a un certo utente, fino alla possibilità di fornire diritti di amministrazione completi a uno o più utenti. Oltre ai limiti di accesso, gli utenti possono essere titolari di diritti di sola lettura; inoltre possono essere autorizzati ad aggiungere e modificare i contenuti, creare sottocartelle, ecc.

Condividendo le informazioni mediante le funzionalità groupware di MDaemon, gli utenti possono rimanere aggiornati riguardo le idee, i progressi, i problemi e le soluzioni di un progetto comune. Poter contare su modalità di accesso differenziate conferisce alle funzionalità groupware di MDaemon una notevole flessibilità. Infatti, gli utenti possono continuare a utilizzare i propri client Outlook, scegliere WorldClient, oppure impiegare entrambe le soluzioni.

Il plug-in Outlook Connector for MDaemon permette anche agli utenti Outlook di accedere direttamente sia alla posta elettronica sia alle informazioni groupware. Il plug-in gestisce anche le cartelle email e grazie ad esso la distinzione tra cartelle WorldClient e cartelle Outlook viene meno: è disponibile un’unica soluzione di groupware indipendente dallo strumento che si utilizza per accedervi: Outlook o WorldClient.