La definizione di protocollo informatico è stata studiata per definire le risorse di calcolo, delle reti di comunicazione e di alcune procedure informatizzate che servono per la gestione dei documenti. Il protocollo viene realizzato per tutte le documentazioni che possono essere gestite elettronicamente, ma devono rispettare dei parametri di rilascio, tenuta, gestione e conservazione.

Naturalmente lo scambio o l’invio di documenti a carattere sensibile avviene mediante protocolli criptati ed in alcuni casi protetti anche da password per l’apertura del file. Il protocollo serve a dare un codice univoco completo di data e ora di registrazione, oltre alla provenienza del plico.

La definizione di un protocollo informatico univoco ha reso possibile l’automatizzazione di molte procedure all’interno delle pubblica amministrazioni, dove ora è possibile conservare i file in formato digitale.

La digitalizzazione, in misura maggiore presso gli uffici, consente di risparmiare tempo e denaro, perché non ci sarà più bisogno di una camera per l’archiviazione di tutti i documenti sensibili o fiscali, ma saranno tutti disponibili sul proprio pc. Il risparmio di tempo  è dovuto principalmente alla sistemazione e alla ricerca dei plichi, perché chi utilizza il materiale cartaceo deve conservare sempre un registro aggiornato per riuscire a ritrovare il documento richiesto in un tempo relativamente breve, con la digitalizzazione i file sono a portata di click, basterà semplicemente digitare una parte del nome per avere subito visualizzato il documento richiesto.

Gli obiettivi principali che si cercheranno di raggiungere con l’utilizzo del protocollo informatico sono: l’eliminazione degli archivi cartacei, così da eliminare in tutte le pubbliche amministrazioni i registri contenenti tutti i numeri di protocolli, ordinare e catalogare nel migliore dei modi tutto il flusso dei documenti in arrivo. Forse uno tra i più importanti consiste nel migliorare la trasparenza dell’area amministrativa, perché una volta digitalizzati i file sarà possibile effettuare controlli in ogni momento e verificare l’andamento del lavoro.

Queste sono solo alcune caratteristiche di base che servono a stilare la definizione di protocollo informatico.