codbit s.r.l., distributore per l’Italia del software di archiviazione e gestione documentale M-Files, ha fatto sapere che dal 28 settembre 2010 è disponbile la nuova versione del software M-Files 7.0. La nuova versione presenta diversi punti di forza e migliora notevolmente l’efficienza dell’utente nelle operazioni quotidiane, soprattutto nell’archiviazione della posta elettronica e nell’uso dei workflow. Inoltre nella nuova versione sono state ulteriormente potenziate le ricerche ed è stata migliorata l’usabilità dell’interfaccia utente.

Oltre alle nuove funzionalità legate principalmente alla piattaforma Microsoft Office, l’interfaccia utente di M-Files 7.0 permette una gestione ancor più veloce di documenti, clienti e progetti permettendo al contempo un rapido accesso alle informazioni grazie al sistema di ricerca integrato.

M-Files 7.0 aggiunge inoltre il supporto ad archivi documentali di grandi dimensioni (milioni di documenti). Attraverso il nuovo servizio M-Files Cloud Vault, la versione in hosting di M-Files, è inoltre possibile utilizzare M-Files per l’archiviazione dei documenti senza la necessità di un’infrastruttura hardware proprietaria.

“Siamo molto eccitati di questa nuova versione di M-Files, in particolare le nuove funzionalità e miglioramenti legati ai workflow, alla posta elettronica ed all’interfaccia utente” commenta Sebastiano Gazzola, responsabile commerciale di codbit s.r.l. “Dopo aver lavorato con M-Files 7.0 per alcuni mesi possiamo stimare che queste nuove funzionalità del prodotto porteranno ad un ulteriore miglioramento della produttività di circa il 20% nelle operazioni quotidiane dell’utente.”

Prendi il controllo delle tue caselle di posta

La posta elettronica è il metodo princiaple con cui la maggior parte delle aziende comunica e processa le informazioni. L’enorme volume di e-mail da gestire e tracciare è divenuto però fonte di un’enorme perdita di tempo da parte degli utenti. E’ per questo che M-Files 7.0 si integra con Microsoft Outlook per migliorare drasticamente il modo in cui vengono gestite le comunicazioni di posta elettronica. M-Files 7.0 aggiunge il concetto di “cartelle M-Files” ad Outlook, supportando di fatto la gestione delle e-mail con i filtri standard di Outlook. Quando un’e-mail viene spostata verso una di queste cartelle (manulamente od automaticamente mediante le regole di Outlook), questa viene automaticamente archiviata nel vault di M-Files e classifica secondo i tag definiti dall’utente. Questa integrazione tra il sistema documentale ed Outook non richiede alcun intervento tecnico o conoscenza particolare e supporta l’archiviazione automatica ed i workflow in base al mittente, al destinatario o all’argomento dell’e-mail.

Quando le e-mail sono archiviate nel vault di M-Files, oltre ad aggiungere tag definiti dall’utente, viene mantenuto il “thread” di ogni messaggio e la relazione con il cliente ed il contatto. Questo permette di poter localizzare facilmente e velocemente un messaggio di posta in base al cliente od al contatto a cui è legata, oppure in base a qualunque proprietà del messaggio come oggetto, data di ricevimento, progetto, ecc. Inoltre M-Files elimina la possibilità di duplicati nell’archivio documentale in quanto verifica ad ogni archiviazione la presenza di messaggi uguali già archiviati.

“M-Files 7.0 ha fatto grandi passi avanti in molti fronti, continuando il trend volto a rendere il nostro sistema di archiviazione documentale accessibile a qualunque tipo di azienda, di qualunque dimensione essa sia” riferisce Greg Milliken, presidente di Motive Systems Inc. “Sebbene M-Files abbia le caratteristiche adatte anche ad aziende di grandi dimensioni, il nostro obiettivo principale resta la facilità d’uso. Quando aggiungiamo funzionalità al prodotto lo facciamo esclusivamente se l’implementazione risulterà di facile utilizzo per gli utenti Windows. La funzionalità di M-Files 7.0 per gestire le e-mail è un esempio di questo concetto: per salvare un’e-mail nell’archivio di M-Files basta trascinare il messaggio nella cartella di Outlook oppure impostare una regola automatica che lo faccia. Sono funzionalità standard di Outlook a cui gli utenti sono già abituati, perciò non c’è nulla di nuovo da imparare. In altre parole, se conosci Windows allora conosci anche M-Files.”

Altre nuove funzionalità di M-Files 7.0

– Nuove opzioni di raggruppamento che velocizzano la ricerca di documenti ed altri oggetti

– Criteri di ricerca predefiniti, come per esempio la ricerca di soli documenti o clienti

– Salvataggio nell’archivio documentale in formato PDF senza la necessità di aprire i documenti

– Gestione migliorata di archivi documentali di grandi dimensioni che includono milioni di documenti

– Supporto per sei nuove lingue, tra cui Arabo, Croato, Italiano, Russo, Cinese semplificato e spagnolo, che portano il numero totale di lingue supportate a 21

Perchè la gestione documentale ha senso per aziende di ogni tipo e dimensione

La maggior parte delle aziende archivia i documenti in cartelle di rete, oppure deve gestire il problema di molti documenti importanti dispersi nei vari PC degli utenti. Gli utenti utilizzano il 50 percento del loro tempo cercando informazioni, in particolare documenti ed e-mail, interrompendo colleghi, cercando di determinare se quella trovato è l’ultima versione del documento o, alla peggio, duplicando informazioni e documenti già presenti in azienda. Ogni giorno, aprendo o salvando un file da applicazioni come Acrobat, Excel, PowerPoint e Word, milioni di utenti si chiedono: “Dove è meglio salvare il file?”, “Come si chiamava il documento?”, oppure “E’ questa l’ultima versione?”. Questa attività ha un enorme dispendio di tempo, in particolar modo quando non è possibile trovare il documento e perciò l’utente deve ricrearlo od utilizzare una versione sbagliata.

M-Files è un programma da avere in qualunque gruppo di lavoro

M-Files è un sistema di archiviazione e gestione documentale che permette alle aziende di tutte le dimensioni e tipo di migliorare sensibilmente l’efficienza e la produttività, migliorando il modo in cui gli utenti organizzano e gestiscono i propri documenti e processi aziendali, senza però richiedere uno stravolgimento nel modo di lavorare. M-Files elimina la necessità delle cartelle Windows tradizionali; gli utenti possono aprire e salvare direttamente sull’archivio di M-Files. I documenti sono classificati per tipo, come fatture, e-mail, contratti, ecc., e vengono associati ad alcuni tag descrittivi. La ricerca di un file è semplice, basta digitare il tag o fare una ricerca testuale direttamente dalla finestra “Apri” o “Salva” di qualunque applicazione Windows. Questo è possible grazie all’innovativa funzionalità di “disco virtuale” di M-Files, che permette agli utenti di vedere l’archivio documetnale come un semplice disco collegato al PC, sia in modalità on-line che off-line.

M-Files in Italia

codbit s.r.l. è M-Files Solution Provider e distributore di M-Files per l’Italia. Grazie alla sua esperienza nell’installazione, configurazione, personalizzazione e formazione di M-Files è il partner ideale per qualunque azienda che intenda implementare un sistema di archiviazione e gestione documentale nella propria struttura.