Per fattura elettronica s’intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza che sia necessario provvedere alla stampa su supporto cartaceo.

Sebbene più della metà delle aziende europee con elevati volumi di fatture e documenti abbia già attivato o stia per attivare sistemi di fatturazione e archiviazione elettronici, questa procedura nel nostro Paese ha una percentuale di utilizzo tra i più bassi d’Europa. 

Sono passati 14 anni dall’introduzione in Italia delle norme che regolano la possibilità di eliminare la carta nelle organizzazioni sia private che pubbliche e 4 anni dal loro “recepimento” in termini fiscali non ci sono segnali che questi cambiamenti siano stati realmente attuati, anche se tutti sono concordi nel definire la digitalizzazione dei documenti una occasione di sviluppo, di recupero di efficienza e competitività e di forte compressione dei costi (alcune stime parlano di una diminuzione nell’ordine di oltre l’80% portando il costo dagli attuali 20/30 Euro a 3/5 Euro a fattura).

Lo scenario dovrà cambiare dal luglio 2008 con l’entrata in vigore della prescrizione contenuta nella Finanziaria 2008 (art. 1, commi da 209 a 214), che prevede l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica in ogni rapporto commerciale trattenuto con la Pubblica Amministrazione e gli enti pubblici. La Pubblica Amministrazione non potrà più ricevere da privati alcuna fattura in formato cartaceo, né procedere al pagamento finché non si provvederà all’invio di una fattura in formato elettronico, secondo quanto prescritto dalla legge.

Di fronte alla pressante necessità di ridurre i costi, tenere sotto stretto controllo le diverse procedure di acquisto e pagamento e fornire dei report tempestivi e precisi, sono sempre di più le società che rivolgono la propria attenzione all’automatizzazione del ciclo economico finanziario aziendale come potenziale strumento di risoluzione di queste complesse problematiche.

Uno studio su oltre 300 manager europei rivela che troppo spesso le errate elaborazioni manuali portano a perdite finanziarie evitabili, con implicazioni economiche che si estendono a lungo termine. In media, le aziende che elaborano un milione di ordini al mese sostengono dei costi in penali che superano i 16 milioni di Euro ogni anno a causa di inefficienze operative. I risultati evidenziano come a livello europeo, sia la Francia a registrare il più alto numero di errori sugli ordini, seguita dalla Germania e dal Regno Unito.

Più del 70 per cento delle imprese che utilizzano procedure di fatturazione automatizzate afferma che i nuovi sistemi hanno portato a una maggior efficienza e il 60 per cento dichiara di aver ridotto in maniera significativa i costi, confermando così i dati rilevati da un recente studio condotto da Basware.

Secondo l’indagine svolta dalla società finlandese, tra gli utilizzatori di questi nuovi sistemi vi sono aziende che operano nel settore del B2B con scambi diretti tra imprese e altre più attive nel segmento B2C, dove il referente principale è l’utente finale. Tra le società europee B2B con un fatturato superiore ai 100 milioni di euro, il 30 per cento circa ha più di 100.000 clienti e quasi il 60 per cento ha più di 500 fornitori. In tutti questi casi i costi di fatturazione tradizionale sono proibitivi e finiscono per incidere in maniera significativa sui risultati aziendali.

I vantaggi riscontrati dalle imprese con l’implementazione di sistemi di fatturazione e archiviazione elettronici sono soprattutto maggior efficienza, riduzione dei costi,  snellimento delle procedure di acquisto e pagamento, maggior empatia con clienti e fornitori, maggior precisione e sicurezza nella registrazione e gestione dei dati, maggior attenzione all’impatto ambientale con la riduzione dell’abbattimento degli alberi per la produzione della carta.

Per raggiungere risultati soddisfacenti, le imprese devono prima di tutto identificare i soggetti che hanno il compito di deliberare l’implementazione delle nuove procedure, i processi che verranno modificati e quali sono le tecnologie che rispondono nel modo migliore alle specifiche esigenze aziendali.

Si tratta di operare un intervento che tocca un processo critico, trasversale rispetto ai processi core business e di supporto: sono interessate infatti le funzioni commerciale, logistica, amministrativa, finanziaria, ICT. In pratica, occorre definire le opzioni tecnologiche e di mercato disponibili, operare scelte coerenti rispetto agli obiettivi aziendali, predisporre un articolato piano di change management che coinvolga tutti gli attori.

“L’avvento della “fattura elettronica” non significa soltanto ridurre la quantità di carta, ma rappresenta l’avvio di una dinamica che consente di eliminare la duplicazione di processi organizzativi uguali, svolti da entità diverse in ambiti differenti. Intraprendere questa strada significa modificare il modello organizzativo aziendale basandolo su logiche avanzate di Business Intelligence” afferma Carla Cudini, Channel Manager for Southern Europe di Basware.

Basware è leader mondiale nelle soluzioni di Enterprise Purchase to Pay e Financial Management. Più di 1.200 clienti e 650.000 utenti finali in oltre 50 paesi si sono affidati al suo software per automatizzare le operazioni finanziarie di back office e ottenere incrementi di efficienza e migliorare il controllo e la trasparenza dei processi. Le soluzioni Basware sono distribuiti ed implementati in Europa, negli Stati Uniti e Asia Pacifico grazie ad un ampio network degli uffici Basware e partner.

Nel 2007,  BasWare ha fatturato 73 milioni di Euro di vendite nette. Per il 2008 il target di crescita previsto per i ricavi netti è di un ulteriore 15-20%. Fondata nel 1985, Basware è una società di capitali pubblica quotata alla Borsa di Helsinki. Con headquarter a Helsinki, Finlandia, ha otto filiali negli Stati Uniti e in Europa. www.basware.com