Comunicati

I vantaggi della conservazione dei documenti in formato digitale

Il controllo e la gestione documentale è un’opportunità oltre che una necessità sempre più incalzante per ogni azienda.
Qualsiasi tipo di azienda, piccola o grande che sia, produce, stampa e conserva un volume di documenti non facilmente stimabile, molti dei quali finiscono in faldoni e archivi polverosi.
Le nuove tecnologie e le leggi in materia di dematerializzazione dei documenti offrono alle aziende possibilità innovative e avanzate di gestione del flusso dei documenti senza l’obbligo di dover produrre i documenti in modalità cartacea. Il risparmio sui costi richiesti dalla stampa, sul lavoro di catalogazione e sugli spazi fisici dedicati agli archivi è notevole.
Le finalità della conservazione dei documenti in formato digitale sono molteplici tra cui sicuramente le più importanti sono quelle di

  • riduzione dei documenti cartacei al fine di eliminarli definitivamente dagli archivi per sostituirli con riproduzioni digitali
  • adozione di criteri in grado di ridurre e limitare la creazione di nuovi documenti cartacei

I vantaggi della conservazione dei documenti in formato digitale consentono alle aziende di raggiungere degli standard ottimizzazione del tempo e dello spazio molti rilevanti. Grazie alla digitalizzazione dei documenti è infatti possibile:

  • Risparmiare sui costi di riproduzione cartacea dei documenti
  • Risparmiare sui costi del personale addetto all’archiviazione dei documenti
  • Razionalizzare lo spazio fisico dedicato agli archivi
  • Ottimizzare il tempo dedicato alla ricerca dei documenti archiviati

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