Una delle esigenze più importanti delle Aziende moderne consiste nella possibilità di effettuare la gestione elettronica dei flussi documentali.  L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati per la gestione elettronica dei documenti è definito protocollo informatico.  La definizione di protocollo informatico è stabilita dal Legislatore ed è contenuta nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).

L’attività di protocollazione consiste nel certificare la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca.

La realizzazione del protocollo informatico è obbligatoria per legge per tutte le amministrazioni pubbliche ed ha l’obiettivo di ottimizzare il flusso di documenti eliminando i registri cartacei. Inoltre il protocollo informatico ha lo scopo di facilitare l’accesso ai documenti da parte di cittadini e imprese, in modo da migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa.

Il protocollo informatico non è utile soltanto alle pubbliche amministrazioni. Qualunque azienda o entità che ha l’esigenza di ottimizzare il proprio flusso documentale dovrebbe realizzare un protocollo informatico. La realizzazione del  protocollo informatico avrà lo scopo di garantire  l’operatività dei processi, l’osservanza delle norme e della giusta prassi in termini di privacy, di conservazione dei documenti e di continuità operativa.

La direzione del servizio del protocollo informatico è affidata al Responsabile del servizio di protocollo informatico, una figura obbligatoria per le amministrazioni pubbliche.

La realizzazione del protocollo informatico per le aziende non è un’attività semplice. Per questo è bene rivolgersi a società esterne specializzate, in grado di offrire questo servizio personalizzandolo in base ad ogni specifica esigenza.