Come il viso rappresenta una persona, così il centralino rappresenta un ufficio o gli affari. E proprio come noi ci formiamo un’opinione guardando una persona, (di solito il viso), la maggior parte dei visitatori si formano un’opinione sui nostri affari e su come sono portati avanti guardando l’area del centralino.
E forse la cosa più importante in quell’area è la scrivania del centralinista e il relativo arredamento call center. Queste scrivanie possono essere di molte tipologie. Per esempio, spesso sono in legno, vetro e persino acciaio. E sono di molte forme, rettangolari, quadrate e persino a semi-cerchio. Perciò se avete un ufficio da decorare, una scrivania intelligente e in stile è ciò di cui avete bisogno.
Ma l’importanza della scrivania va oltre il fatto di abbellire quell’area. Queste scrivanie devono avere anche un’utilità pratica, perché è qui che si trova l’area accoglienza dell’azienda. Ci sono molti compiti importanti che sono portati avanti in quest’area, come ricevere e spedire le lettere, curare le telefonate e soprattutto prendersi cura dei visitatori. Perciò il design delle scrivanie è molto importante. Devono essere disegnate per portare avanti facilmente molteplici compiti, perché spesso al front office le persone hanno bisogno di passare da un compito all’altro. La scrivania deve aiutarli in questo e il design non deve mai essere d’ostacolo allo svolgimento delle diverse fluide operazioni.
Il tavolo della centralinista dovrebbe avere anche un po’ di spazio per l’immagazzinamento, dove una persona può tenere al sicuro alcuni documenti importanti. Dovrebbe anche essere disegnato in modo che i fili dei telefoni, fax e altri dispositivi possono essere ben sistemati e non siano esposti ai visitatori, per questo occorre affidarsi a professionisti nella vendita open space. La maggior parte degli uomini d’affari conosce l’importanza di fare una bella prima impressione sul posto di lavoro: vestire in modo classico ai colloqui di lavoro, non dire nulla di negativo sui passati impiegati, curriculum vitae comprovati e con lettere di accompagnamento.
La stessa regola “non avrai mai una seconda possibilità per fare una buona prima impressione” dovrebbe essere applicata anche nel disegnare o decorare lo spazio di lavoro, dicono gli architetti.
Di importanza critica è l’ingresso, ovvero l’area del centralino. Quest’area è un po’ come il biglietto da visita dell’azienda, le persone dovrebbero entrare, guardarsi intorno e capire subito ciò che fa l’azienda.
L’area della reception dev’essere accogliente ma anche emanare creatività, essendo interessante e sorprendente, per esempio con l‘utilizzo di blu sui muri, e ripiani verde menta che curvano all’interno accogliendo i visitatori. Secondo molti designer, quest’area dovrebbe essere in qualche modo separata dal resto degli uffici, i visitatori che entrano devono avere un’idea di ciò che succede nell’azienda, però non devono essere catapultati subito in un ambiente di lavoro vero e proprio. Se un’azienda poi vuole davvero sempre essere al passo coi tempi, sarebbe bene rinnovare l’area della reception periodicamente.
La centralinista rappresenta il punto iniziale di contatto con il mondo esterno e perciò è in una posizione di potere per migliorare il modo in cui è percepita l’azienda.
Per questo è importante che questa persona sia ben preparata ad affrontare i diversi compiti che si troverà ad affrontare, supportata naturalmente da accessori, arredamenti e pareti divisorie ufficio ottimali e funzionali. Per questo ora esistono anche diversi corsi, anche online, offerti da enti o scuole per preparare al meglio le centraliniste, dato che sono il primo contatto che i clienti o i visitatori hanno con l’azienda e quindi il modo in cui si relazionano con essi è di primaria importanza al fine di fare un’ottima prima impressione.
Articolo a cura di Michele De Capitani
Prima Posizione Srl – Agenzia comunicazione
