Uno dei problemi principali di un’azienda è gestire la propria documentazione in modo che il lavoro sia efficiente e che tutti i fogli e appunti che si vanno via raccogliendo siano gestibili e ritrovabili in un secondo momento. Durante la normale vita quotidiana di una ditta infatti non è così raro che un documento si perdi o si archivi in maniera sbagliata. Integrare un software di archiviazione documentale elettronica potrebbe risolvere tutti questi problemi. Rendere disponibile e lavorabile qualsiasi informazione che serva alla chiusura della pratica in forma digitale porterà risparmio di risorse e di tempo. Il progetto completo infatti prevede l’eliminazione totale di tutti i faldoni e degli armadi per contenerli che ora sicuramente sono presenti in ogni corridoio dei vostri uffici. Digitalizzare tutti gli strumenti di lavoro porterà ad avere ogni documento disponibile in qualsiasi formato pronto per essere lavorato e inviato via posta elettronica. Inoltre, essendo l’archivio centralizzato in un server remoto, i computer non avranno bisogno nemmeno di particolare potenza. Con un browser di media potenza potrete svolgere tutti i compiti necessari.

Per modernizzare completamente la vostra azienda poi sarà bene integrare in modo completo ed efficiente l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (l’obbligo Pec per le aziende scatterà dal primo gennaio 2012). Con questo nuovo strumento potrete sostituire legalmente tutte le raccomandate con ricevuta di ritorno che avete utilizzato fino ad oggi per comunicare con le altre aziende e con la pubblica amministrazione. Anche questa novità porterà una drastica riduzione dei costi perché, a parte un canone annuale gli invii sono gratuiti, e di tempo, non dovendo più fare fila alla posta!