Le nuove tecnologie digitali, non sono neutre e condizionano produttività,  scelte spaziali e uso del tempo in ufficio e a casa. L’utilizzo integrato di  nuove soluzioni informatiche e telematiche costituisce l’ossatura di una  forte trasformazione nelle  modalità del lavoro dell’industria e dei servizi.

Pur non rappresentando una panacea a tutti i problemi, è innegabile che  l’investimento in tecnologie si traduca in vantaggi immediati in termini di  incremento di efficienza, qualità della vita sul lavoro e risparmio  energetico. Sta cambiando il modo di lavorare e questo cambiamento ha  un impatto forte sulle strutture delle aziende, sulla formazione degli  addetti, sul patrimonio immobiliare e sulla creazione di nuovi spazi di  lavoro. Di fatto oggi è impossibile separare il posto di lavoro dai più vasti  cambiamenti sociali e culturali che l’innovazione digitale ha portato a tutti  i livelli della nostra società.

La Stampa

Negli uffici italiani, secondo una recente ricerca, si stampano ogni anno  240 miliardi di pagine, di cui il 20% stampate per errore. La riduzione di  questi sprechi e l’ottimizzazione dei processi di printing costituiscono,  dunque, un importante elemento di efficienza. La protezione dei  documenti e delle informazioni determina la capacità dell’azienda di  essere compliant alle diverse normative, a partire da quelle che  disciplinano la tutela della  privacy.

Flussi documentali più fluidi velocizzano il processo decisionale e la  capacità dell’azienda di adattarsi ad un contesto di mercato in continua  evoluzione.

I costi dei processi di stampa hanno una incidenza stimata attorno al 3%  dell’intero fatturato aziendale, i costi di printing rappresentano in media il  10% del costo totale della gestione documentale. Ogni documento viene  duplicato dalle 9 alle 11 volte, generando un costo di 18 Euro. Un  documento su 20 viene perduto e, infine, il 3% dei documenti non è  correttamente archiviato, generando un costo di recupero del singolo  documento pari a 120 Euro..

Soluzione per il risparmio?

Il Pay Per Page è un modello di business che consente alle organizzazioni  di rivedere le strategie di acquisto e di gestione del flusso documentale.  Con il Pay Per Page le aziende acquistano un servizio grazie al quale il  contratto costo pagina – per cui l’azienda cliente paga un importo unitario  predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copia, fax) –  include:

• consulenza (fase di assessment e di analisi delle necessità presenti e future dell’azienda);
• sostituzione del parco dei dispositivi di stampa con  modelli  di ultima

generazione  (quelli  precedentemente  installati  sono  rilevati  dal

fornitore a  valore di cespite);

• ricambi e consumabili;
• servizi di assistenza tecnica e manutenzione.

Il costo della pagina stampata è unico a livello aziendale (con l’unica  differenza tra monocromatico e colore) a prescindere dalla tipologia della  periferica. Il progetto inizia con una fase di analisi in cui i nostri specialisti  identificano il TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale  avvalendosi di una precisa metodologia di auditing e lavorando in stretta  collaborazione con i project leader dell’azienda cliente. Questa attività  preventiva consente di migliorare l’efficienza organizzativa e la  soddisfazione degli utenti. Dopo l’analisi viene realizzato un business case  per l’innovazione e il cambiamento, comparando la situazione ‘as is’ (di  partenza) con quella ‘to be’ (progettuale). I risultati di questa fase di  analisi e di progettazione possono essere visti da tre prospettive distinte  ma  complementari: economica, sociale e ambientale.

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