Una rivoluzione in tema di amministrazione aziendale. E’ quanto ha portato con sé il primo gennaio del 2009 l’entrata a regime del libro unico del lavoro. Al posto dei libri paga e matricola e degli altri libri obbligatori dell’impresa, in uso nelle aziende italiane da oltre cinquant’anni, ora c’è un solo registro su cui i dati oltretutto non possono più essere registrati a mano.

Se si pensa che fino ad oggi solo il 10% delle aziende italiane utilizzava l’informatica per segnare stipendi e presenze, risulta evidente come questo cambiamento sia destinato ad avere un enorme impatto sulle nostre imprese.

Al contrario, ADP – multinazionale americana leader nell’outsourcing delle attività di amministrazione e della gestione delle risorse umane, presente in Italia da oltre 40 anni e con ben 560.000 clienti in tutto il mondo – in controtendenza rispetto agli altri operatori del settore, sull’informatica ha sempre scommesso, garantendo ai propri clienti la tenuta dei libri obbligatori dell’impresa su cd già dal 2001. Per questo ora ADP (www.it-adp.com) si presenta come la società più all’avanguardia nel nostro Paese per la gestione informatica del libro unico del lavoro: le imprese possono infatti rivolgersi ad ADP per ricevere in outsourcing questo o anche altri servizi legati alle attività di amministrazione e di governo delle risorse umane.

Il libro unico – istituito con l’articolo 39 della manovra d’estate, il decreto legge 112 del 25 giugno 2008, e convertito dalla legge del successivo 6 agosto – ha l’obiettivo dichiarato di snellire gli oneri burocratici ed economici che gravano sulle aziende, oltre che prevenire e contrastare il lavoro sommerso. Il Libro infatti documenta ad ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa. Il nuovo registro sostituisce i libri paga e matricola (copia delle registrazioni del libro unico costituirà il cedolino da consegnare al dipendente), il registro delle presenze, il libretto a domicilio, il libro delle presenze dei lavoratori mobili e il registro di imprese degli agricoli. Rimane in uso solo il libro infortuni.

Tre sono le modalità possibili per tenere il libro unico del lavoro. La prima prevede la stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: ogni pagina deve essere numerata e il libro deve essere vidimato, prima di essere messo in uso, dall’Inail; in alternativa, può essere numerato e vidimato durante la stampa da soggetti autorizzati dall’Inail. La seconda prevede la stampa laser: è però necessaria l’autorizzazione preventiva dell’Inail. La terza prevede l’elaborazione su supporti magnetici o informatici: in questo caso, non sono necessarie autorizzazione né vidimazione, ma occorre comunicare la messa in uso alla direzione provinciale del Lavoro.

Il libro dovrà essere tenuto dal datore di lavoro del settore privato, ad eccezione dei datori di lavoro domestico. Su di esso dovranno essere registrati tutti i dati anagrafici, contrattuali, previdenziali e fiscali dei lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (a progetto e non, comprese le mini co.co.co.) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, ad esclusione dei soci lavoratori di società non cooperative e i familiari collaboratori dell’imprenditore anche se artigiano.

Nel registro devono essere inseriti per ogni dipendente gli stessi dati già contenuti nel cedolino paga e quindi:
a) i dati anagrafici (nome e il cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano per via della natura tipica del rapporto, la qualifica e il livello,);
b) la retribuzione (devono essere indicate le somme in danaro o in natura corrisposte e le relative trattenute);
c) l’anzianità di servizio;
d) le relative posizioni assicurative.
c) il numero di ore di lavoro svolto.
La compilazione delle presenze non sarà più giornaliera, ma potrà essere riportata entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Il libro unico del lavoro deve contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro (o la presenza per i mensilizzati) e di assenze effettuate da ciascun lavoratore subordinato. Le nuove disposizioni infine prevedono che siano distinte dalla normale retribuzione gli straordinari ed i premi.

l libro unico del lavoro non deve più essere tenuto presso le singole sedi dove si svolge l’attività lavorativa, ma deve essere conservato presso la sede operativa principale oppure presso il consulente del lavoro o altro professionista abilitato (come dottori commercialisti ed esperti contabili, avvocati, associazioni di categoria, società capogruppo e consorzi di società cooperative) e dovrà essere conservato per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione. Anche se è stato abrogato l’obbligo di elaborare i cedoloni – riepiloghi mensili – validi ai fini retributivi, gli ispettori del lavoro hanno la facoltà di richiedere alle aziende con più di 10 lavoratori (compresi i co.co.co e gli associati in partecipazione iscritti nel libro unico del lavoro o con più sedi stabili di lavoro) gli elenchi riepilogativi mensili dei lavoratori relativi ai dati delle presenze, ferie, tempi di lavoro e di riposo riferiti ai 5 anni che precedono l’inizio dell’accertamento (anche distinti per singola sede).

La violazione dell’obbligo di istituzione del nuovo libro unico del lavoro comporta una sanzione da 500 a 2.500 euro. Mentre un´omessa o infedele registrazione dei dati che determini differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali, è punita con una sanzione fino a 3mila euro.