Le segreterie di uffici e aziende sono sempre più sommersi da faldoni pieni di carta, pieni di polvere e difficili da sfogliare. Per ovviare al problema dell’accumulo di carta, polvere e ai grandi spazi richiesti per l’archivio, si può utilizzare il protocollo informatico. Questo sistema di archiviazione consente di dematerializzare  i documenti rendendoli digitali e fornendo così una facile e veloce consultazione.

Tutte le singole pratiche saranno abbinate ad un numero di protocollo che ne consentirà il facile recupero e l’immediata consultazione. In caso di modifiche dei documenti basterà protocollare il nuovo fascicolo con il numero del precedente e tute le eventuali modifiche resteranno nello storico per avere sempre una visione completa di tutta la documentazione. I nuovi sistemi di gestione dei documenti per venire sempre più incontro alle esigenze delle aziende consentono di amministrare in maniera intuitiva svariati numeri di protocolli diversificati per risorse interne e clienti.

Il protocollo informatico consente di poter consultare i documenti in ogni momento lo si ritenga opportuno, ad esempio se è stata programmata una riunione improvvisa per valutare l’andamento di un progetto aziendale in pochi istanti si potranno visualizzare o stampare tutti i file utili all’incontro. La dematerializzazione dei diversi falconi consente una facile, veloce e sicura condivisione con i collaboratori esterni quali consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti etc.

In questa maniera verranno ridotti nettamente i tempi necessario per l’adempimento di ogni pratica, perché il tutto avverrà per via telematica senza bisogno di spostamenti o di invii della documentazione.

L’utilizzo del protocollo informatico ha permesso alle aziende di sveltire i tempi di consultazione e gestione del proprio archivio, consentendo una facile condivisione di dati con le risorse interne e i collaboratori esterni.  Tale sistema informatico è un valido supporto per le imprese che desiderano essere al passo con i tempi ed investire in maniera ottimale il tempo e il denaro.