Ebbene si, le Nuove Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (14A02098) (GU Serie Generale n.59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n. 20), hanno introdotto una nuova figura professionale : ilresponsabile della conservazione digitale. Chi sta leggendo, dirà a questo punto che in verità da sempre esiste questa figura e che la ex Delibera Cnipa 11/2004, già ne parlava. Anzi c’era il famoso art. 5 che descriveva esattamente i compiti di tale figura. In verità, per me (e sottolineo per me), le nuove regole tecniche sulla conservazione, hanno “ri-dato vita” e “dato estrema importanza” alla figura del responsabile della conservazione digitale.

Per dimostrarvelo, di seguito viene enunciato l’art. 7 delle nuove regole tecniche :

Art. 7

Responsabile della conservazione

1. Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il
responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformita’ alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita’ alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita’ previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma
digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal
manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita’ del
sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai
cinque anni, dell’integrita’ degli archivi e della leggibilita’ degli
stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti
informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalita’; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informaticiin relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui
sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza
e le risorse necessarie per l’espletamento delle attivita’ al
medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attivita’ di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello
Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne
cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
2. Ai sensi dell’art. 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile
della conservazione puo’ chiedere di certificare la conformita’ del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui e’ stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformita’ del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati, a cui e’ stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori accreditati
3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione e’ svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.
4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione puo’ essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Leggendo attentamente quanto sopra enunciato, si nota una netta differenza rispetto all’ex art.5 della Delibera Cnipa 11/2004. Al di là dei tecnicismi (pacchetti e non) e al di là dell’enorme impatto privacy(di cui parleremo con un successivo articolo), quello che si evince facilmente, è che dall’11 Aprile 2014, il Responsabile della Conservazione a norma, deve essere una figura con opportune competenze digitali e ben dimostrabili.

Ma cosa sono le competenze digitali ? Chi le possiede ? E dove e come si imparano ? Su questo devo dire che l’Agid si è molto impegnata, lanciando anche una serie di iniziative utili con diversi Stakeholder, tra le quali anche scuole e università, associazioni ed operatori oltre che professionisti. A questi link, potrete avere una panoramica ben precisa sullo stato dei “lavori in corso” :

http://www.agid.gov.it/competenze-digitali

http://culturadigitale.partecipa.gov.it/

Risulta chiaro che il Responsabile della Conservazione deve averecertamente competenze digitali e questo è ovvio, visto che deve conservare documenti, informazioni e record nativamente digitali, ma deve avere anche competenze di organizzazione e di processo, in particolare essere un Manager di elevate capacità metodologiche e che sappia reingegnerizzare processi di business nel miglior modo possibile, cambiando l’intera struttura aziendale, da analogica a completamente digitale.

Una bella sfida, anche perchè le sue mansioni sono operative e deve tenere conto di diversi aspetti della digital preservation; ovvero aspetti normativi, informatici, archivistici e organizzativi.

Lo standard OAIS (che come sapete è il riferimento e standard delle Nuove Regole Tecniche), in effetti, definisce questa figura come il responsabile dei servizi e funzioni per la compilazione, la gestione e l’accesso a informazioni sia descrittive che identificative dei documenti d’archivio, siano essi dati amministrativi o di altra natura per gestire ed utilizzare l’archivio.  Inoltre è il Responsabile della Conservazione che è responsabile dei servizi e delle funzioni per la gestione della configurazione del sistema, per il monitoraggio e l’aggiornamento delle informazioni d’archivio. E’ anche responsabile dei processi di gestione con il produttore,  garantendone e controllando  l’accesso fisico e l’audit, stabilendo quelli che sono  gli standard di archiviazione e conservazione.

Dunque tale figura deve anche garantire la gestione e l’amministrazione dei dati e dei documenti conservati, affinchè il sistema di archiviazione sia sostenibile, assicurando che i file conservati e consultati vengono correttamente trovati e identificati.

Un sistema che non può essere adeguatamente gestito e mantenuto da un ottimo Responsabile della Conservazione, rappresenta un grave rischio per il contenuto conservato. E’ quindi importante che la gestione a lungo termine di un sistema deve tener conto delle competenze del suddetto Responsabile.

Cosa significa tutto questo ? Che dall’11 Aprile 2014( ma ovviamente anche prima), i Responsabili della Conservazione, devono essere certamente formati,  seguire corsi di formazione e certificazione che abbiano almeno una valenza dimostrabile ed erogati da docenti altamente qualificati. E tutta l’Europa sta proponendo e spingendo proprio queste nuove competenze, che credo siano anche propedeutiche alla creazione di nuovi posti di lavoro.

Insomma, possiamo certamente affermare che l’Italia si sta impegnando per far diventare il digitale il punto di riferimento per l’intero sistema Paese e del resto la Fatturazione Elettronica verso le PA che parte dal 6 Giugno 2014 e l’anticipo al 31 Marzo del 2015 per tutti gli altri Enti Locali, sono passi decisi verso questa direzione.

Forza e coraggio…#digitalizziamoci!

A cura di Nicola Savino – http://www.nicolasavino.com