Si potrebbe dire che il fine ultimo della tecnologia sia quello di ottimizzare le risorse e rendere maggiormente fruibili servizi e strumenti, riducendo sprechi di materiale, tempo e, spesso,  pazienza.

È questo il caso del cosiddetto “fax online”, un mezzo più che utile che, ormai da qualche anno, si sta diffondendo sempre più sia negli uffici che nelle case dei privati e permette di inviare e ricevere fax via email.

DI COSA STO PARLANDO

È necessario fare una prima distinzione per meglio definire gli strumenti di cui tratteremo. L’invio di un fax online è possibile attraverso due canali: internet o appositi “software fax”.

Entrambi permettono sia di spedire che di ricevere documenti sostituendo l’apparecchio fax con uno strumento virtuale che ne fa le veci.

Sul web esistono diversi portali, gratuiti o a pagamento, che permettono di effettuare un invio tramite internet. Con una semplice ricerca vi si aprirà un vasto orizzonte di possibilità.

Per quanto riguarda i software, essi hanno un funzionamento leggermente diverso solo perché presuppongono l’installazione di un preciso programma sul proprio computer.

COME FUNZIONA

La premessaè che un mittente sia in possesso di un documento in formato elettronico (doc, pdf, odt…) e debba spedirlo ad un numero di fax.

Anziché stampare il tutto e caricarlo in forma cartacea dentro ad una macchina, gli sarà sufficiente registrarsi su un sito che si occupa della spedizione e inserire, nell’apposito form, il documento e il recapito del destinatario. Una volta confermati i dati, sarà lo stesso sito a rielaborarli e inviarli all’apparecchio di destinazione.

Nel caso di un software il procedimento è simile; dovrete prima reperirlo ed installarlo correttamente, dunque vi sarà richiesto di allegare il documento da spedire (per alcuni software potrete addirittura redigerlo direttamente tramite il programma) e il numero di destino.

Anche in questo caso il lavoro verrà fatto virtualmente e le informazioni saranno inviate alla macchina che stamperà il cartaceo.

Il procedimento di ricezione è anche più semplice. Sarà sufficiente registrarsi su un sito apposito (anche in questo caso la ricerca è immediata) per ricevere, quasi istantaneamente, un numero virtuale a cui verranno indirizzati tutti i documenti in ricezione. Tali dati verranno trasformati in un formato fruibile (es. pdf) e resi disponibili sulla piattaforma online oppure, ancor più comodamente, inviati in allegato alla propria casella di posta elettronica.

Come per ogni novità, l’informazione su come funzionino i diversi strumenti è requisito fondamentale. Questo tipo di materiale è generalmente pensato anche per il grande pubblico, pertanto difficilmente incontrerete difficoltà nel capirne l’utilizzo.

Non vi resta, a questo punto, che leggere le istruzioni delle diverse piattaforme per scegliere quella che più vi si confà.