Innovare la propria struttura per una migliore gestione delle informazioni è importante per una maggiore efficienza e per un reperimento molto più veloce. Passare dalla ricerca fisica all’archiviazione elettronica dei documenti consente alle risorse umane dell’azienda di trovare documenti in maniera molto più veloce, ottimizzando dunque i processi di ricerca dei documenti e l’eventuale modifica, pur mantenendo il valore legale del documento. Infatti l’archiviazione elettronica è un’operazione consentita dalla legge a patto che vengano rispettati dei criteri di sicurezza durante tutto il processo di trasferimento.
Uno dei metodi più efficaci per l’archiviazione è l’utilizzo del supporto ottico che permette l’acquisizione di documenti cartacei utilizzando il massimo della tecnologia risparmiando sul lavoro delle risorse umane. Lo strumento di archiviazione elettronica permette la digitalizzazione dei documenti come fatture, schede mediche, fax, il tutto attraverso una scansione e indicizzazione dei documenti mantenendo il corrispettivo valore legale.
Nell’esempio delle fatture, la digitalizzazione attraverso l’archiviazione elettronica, permette l’attestazione delle data o di un riferimento temporale, l’autenticità dell’origine con applicando una firma elettronica e soprattutto l’integrità del contenuto senza la possibilità di modifica delle informazioni rendendo il documento, di fatto, un elemento statico. Tra i software professionali per la gestione dei documenti spiccano quelli che permettono la firma elettronica del documento, gli applicativi che contengono filmati esplicativi e tutorial per una gestione migliore di tutto il processo.
I vantaggi che derivano dall’archiviazione digitale dei documenti si traducono con una significativa riduzione dei tempi del recupero delle informazioni, utilizzando un software anziché effettuare la ricerca manualmente negli archivi cartacei; una maggiore efficienza nelle attività d’ufficio, con una drastica riduzione dei tempi; la possibilità di monitorare passo dopo passo il processo di digitalizzazione; ed infine, la sicurezza degli accesso e il controllo delle attività di inserimento, ricerca ed eventuale modifica delle informazioni.