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L’innovativa soluzione per archiviare elettronicamente i documenti cartacei

Innovare la propria struttura per una migliore gestione delle informazioni  è importante per una maggiore efficienza e per un reperimento molto più veloce. Passare dalla ricerca fisica all’archiviazione elettronica dei documenti consente alle risorse umane dell’azienda di trovare documenti in maniera molto più veloce, ottimizzando dunque i processi di ricerca dei documenti e l’eventuale modifica, pur mantenendo il valore legale del documento. Infatti l’archiviazione elettronica è un’operazione consentita dalla legge a patto che vengano rispettati dei criteri di sicurezza durante tutto il processo di trasferimento.

Uno dei metodi più efficaci per l’archiviazione è l’utilizzo del supporto ottico che permette l’acquisizione di documenti cartacei utilizzando il massimo della tecnologia risparmiando sul lavoro delle risorse umane. Lo strumento di archiviazione elettronica permette la digitalizzazione dei documenti come fatture, schede mediche, fax, il tutto attraverso una scansione e indicizzazione dei documenti mantenendo il corrispettivo valore legale.

Nell’esempio delle fatture, la digitalizzazione attraverso l’archiviazione elettronica, permette l’attestazione delle data o di un riferimento temporale, l’autenticità dell’origine con applicando una firma elettronica e soprattutto l’integrità del contenuto senza la possibilità di modifica delle informazioni rendendo il documento, di fatto, un elemento statico. Tra i software professionali per la gestione dei documenti spiccano quelli che permettono la firma elettronica del documento, gli applicativi che contengono filmati esplicativi e tutorial per una gestione migliore di tutto il processo.

I vantaggi che derivano dall’archiviazione digitale dei documenti si traducono con una significativa riduzione dei tempi del recupero delle informazioni, utilizzando un software anziché effettuare la ricerca manualmente negli archivi cartacei; una maggiore efficienza nelle attività d’ufficio, con una drastica riduzione dei tempi; la possibilità di monitorare passo dopo passo il processo di digitalizzazione;  ed infine, la sicurezza degli accesso e il controllo delle attività di inserimento, ricerca ed eventuale modifica delle informazioni.

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I rischi di chi lavora col pc: perdita dati e virus

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  • 12 Ottobre 2010

I continui progressi che si verificano nel campo dell’informatica certamente ci facilitano la vita. A volte, però, creano anche dei problemi che prima non c’erano.

Nell’epoca in cui viviamo siamo ormai abituati ad archiviare dati e documenti di vario tipo nel nostro pc e su supporti digitali, un sistema di archiviazione veloce ma non del tutto privo di rischi, se è vero che il recupero dati pen drive e da altri supporti è una delle attività fondamentali per privati e aziende. L’archiviazione di dati e documenti in versione cartacea presenta di sicuro degli inconvenienti, dalla deperibilità della carta al grande volume che pile e pile di fogli possono occupare, per non parlare poi dei danni ambientali derivanti dall’abbattimento di alberi per produrre carta e della difficoltà di trovare, in mezzo a montagne di documenti, proprio quello che stiamo cercando.

L’informatica e i sistemi di archiviazione digitale hanno sicuramente ovviato a molti di questi inconvenienti: se un tempo si aveva bisogno di scaffali su scaffali per archiviare documenti e dati importanti, adesso si può tenere tutto nel proprio pc, o in una memoria esterna, e anche la consultazione risulta, nella maggio parte dei casi, molto più veloce ed immediata, con un minore rischio di confondere i documenti archiviandoli nel settore sbagliato e, di conseguenza, di non trovare subito quello che si cerca. Nemmeno i sistemi di archiviazione digitale, però, sono infallibili, e se da una parte è vero che la cara vecchia carta è un materiale altamente deperibile, non si può dire che i dati salvati su supporti digitali non possano rischiare di andare persi. Un computer, un disco rigido, una memoria esterna si possono infatti guastare, possono venir rubati o danneggiati, e il rischio di perdere il proprio lavoro, o semplicemente le proprie foto e altri documenti personali, è sempre presente. In questi casi ci si può rivolgere certamente a delle aziende specializzate in recupero dati e consulenza software Arezzo e in tutte le altre città, ma non sempre si ha la sicurezza assoluta di poter salvare tutti i dati e i documenti.

Per capire quanto il problema sia sentito, e quanto si temi che i sistemi di archiviazione digitale non siano affidabili al cento per cento, basta dare un’occhiata ai dati relativi al consumo di carta negli uffici e in ambito privato: ogni anno nel mondo si consumano 280 milioni di tonnellata di carta e 56.000 miliardi di fogli A4, gran parte dei quali vengono usati negli uffici. Tali cifre, inoltre, non sono in calo ma in aumento, come a dire che ai continui progressi nel campo dell’informatica e del digitale non corrisponde un minor consumo di supporti cartacei. In molti casi i documenti che vengono archiviati o spediti tramite email non rimangono solo nei pc, ma vengono anche stampati, e spesso capita che su questi fogli di carta vengano scritti degli appunti o evidenziati dei passaggi, per esempio, mentre i documenti salvati nel computer non ricevono lo stesso trattamento, e le varie scartoffie vengono quindi tenute ed archiviate.

A spaventare chi lavora col computer, ma anche chi lo usa in ambito privato, sono anche i virus, che possono compromettere il pc stesso e i documenti in esso salvati. La vendita software antivirus è in continuo aumento, come pure i centri di assistenza hardware software Arezzo e in tutte le altre città italiane e del mondo, dei centri che possiamo descrivere come un vero e proprio pronto soccorso del computer, cui rivolgersi quando anche i più moderni ritrovati tecnologici fanno le bizze.

Articolo a cura di Francesca Tessarollo
Prima Posizione Srl – e-mail marketing

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