La conservazione digitale dei documenti come anche la fatturazione elettronica sono state introdotte nel 2004 e oggi a distanza di 8 anni si può già parlare di svariati casi di successo con la nuova alternativa.
Queste nuove modalità di trattare la documentazione, come il digitalizzare i documenti usando una firma elettronica che ne attesti l’autenticità, non porta solo vantaggi economici, come ad esempio il risparmiare sulla carta e l’inchiostro delle stampanti, applicando una combinazione di queste soluzioni innovative – secondo una ricerca – si possono risparmiare fino ad un centinaio di euro a ciclo.
Se si immagina una grande azienda, con svariate filiali sparse in tutto il territorio italiano in cui tutte insieme emettono centinaia di migliaia di ordini all’anno, già ci si può fare un’idea di quanti soldi vengono risparmiati e quindi guadagnati. Ma qui non si tratta solo di digitalizzazione o archiviazione di documenti aziendali ma anche di ottimizzare la logistica e l’organizzazione di un’azienda, questo perché lo scambio di documenti per via telematica è più immediato di quello classico cartaceo, per mezzo corrieri e tutti i possibili problemi come lo smarrimento di pacchi o la difficoltà nel trovare un parcheggio, eventi che possono rallentare tutto il ciclo produttivo. Per via telematica è possibile organizzare al meglio la giornata lavorativa, per esempio se un supermercato può sapere con largo anticipo quali merci non verranno recapitate può organizzare di conseguenza i prodotti negli scaffali.
Sempre parlando di telematica, una delle novità è il cloud storage, in pratica dei dischi virtuali su Internet dove poter caricare e scaricare documenti aziendali, immagini e file in generale. E’ una realtà già consolidata sia fra privati che fra aziende, anche in questo caso viene ottimizzata la logistica, perché invece di spedire file voluminosi in e-mail, in cui talvolta si è vincolati dal limite permesso di grandezza dei file, o invece di mettere i file in una chiavetta da consegnare a mano, si archiviano i documenti digitalizzati aziendali nel disco virtuale da cui successivamente chiunque, con i dovuti permessi, può prelevarli in qualsiasi momento.