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Archiviazione elettronica dei documenti: i vantaggi del document management in azienda

Archiviazione elettronica dei documenti e document management: i servizi di Cesaweb SpA.

L’archiviazione elettronica dei documenti è una delle attività svolte nell’ambito del document management, ovvero della gestione documentale attraverso l’utilizzo di strumenti, metodologie e tecnologie che permettono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. I vantaggi di un approccio integrato per il document management, basato sull’outsourcing e su piattaforme e tecnologie per l’archiviazione elettronica, sono i seguenti:

  • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
  • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
  • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
  • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.

Determinante è la scelta del fornitore di servizi di document management e archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica. Le attività di document management e archiviazione elettronica dei documenti sono parte integrante di un approccio di BPO – Business Process Outsourcing, che è una strategia basata sull’esternalizzazione o outsourcing di alcune attività che non costituiscono il core business aziendale. I servizi di BPO – Business Process Outsourcing si distinguono in quelli di front office e back office. Dove i servizi di front office sono quelli che prevedono un contatto diretto con la clientela – come ad esempio il customer care e i servizi di help desk gestiti attraverso operatori di call center – mentre i servizi di back office sono proprio quelli di document management o gestione documentale come l’archiviazione elettronica dei documenti.

Quando si decide di esternalizzare, la scelta più conveniente sarebbe quella di affidarsi ad un unico fornitore di servizi BPO, in modo da semplificare le operazioni di esternalizzazione e le comunicazioni. Purché sia un fornitore di servizi BPO che abbia competenza e know-how nella fornitura e nell’erogazione di questi servizi.
Accanto a grandi nomi del parterre di fornitori di servizi BPO, spesso di calibro internazionale, ricordiamo Cesaweb SpA, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di: Call Center (call center inbound e call center outbound); di Backoffice (document management, archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti etc.); Sviluppo software applicativi di tipo gestionale o software gestionali, realizzati e personalizzati per rispondere alle richieste del committente; Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software e Assistenza sistemistica (fornitura, installazione e manutenzione di apparecchiature hardware e software); Videosorveglianza, con la realizzazione di infrastrutture hardware/software complete; di E-commerce e Web marketing.

Cesaweb vanta un’esperienza di oltre dieci anni nel settore ICT, un team dinamico e giovane, una grande attenzione alle trasformazioni del mercato e una forte propensione al miglioramento. E’ per questo che negli ultimi anni si è progressivamente specializzata nell’erogazione di servizi di BPO, tra i quali quelli di archiviazione elettronica documentale.
I servizi di archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica sono dedicati a tutte le aziende che intendono sfruttare i vantaggi della dematerializzazione e gestire gli archivi in modo snello e efficiente, evitando inutili sprechi di risorse (carta, energia e spazio…) e pericolose perdite di dati.

CLICCA QUI per scoprirne di più sull’archiviazione elettronica dei documenti e sui vantaggi dei servizi di BPO di Cesaweb.

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Sig-SPPR: il software per gestire in azienda la sicurezza sul lavoro e la sorveglianza sanitaria

Sicurezza sul lavoro e sorveglianza sanitaria: croce e delizia delle aziende che si trovano a dover rispettare le normative vigenti e a farlo garantendo la salvaguardia dei lavoratori. Adempiere agli obblighi di legge in materia di sorveglianza sanitaria e sicurezza sul lavoro in maniera efficiente significa farlo ottimizzando le risorse a disposizione ed evitando inutili perdite di tempo. Sprechi derivanti, spesso, da una gestione non automatizzata della sicurezza sul lavoro e dei molteplici aspetti riguardanti la sorveglianza sanitaria.

Le attività riguardanti gli obblighi in materia di sicurezza sul lavoro e sorveglianza sanitaria vanno dalla pubblicazione e dalla presa in visione dei documenti riguardanti la sicurezza, alla fornitura dei dispositivi di sicurezza sul lavoro, i cosiddetti Dispositivi di Protezione Individuale (DPI), ovvero tutte le attrezzature che hanno lo scopo di proteggere il lavoratore nello svolgimento delle sue funzioni. Altro aspetto molto importante è la formazione sulla sicurezza sul lavoro che deve essere garantita costantemente dall’azienda al personale, oltre che alle risorse individuate quali responsabili.

Si pensi a tutti i vantaggi di un software in azienda capace di automatizzare e velocizzare la gestione degli obblighi di legge in materia di sorveglianza sanitaria e sicurezza sul lavoro, senza rinunciare all’affidabilità e alla sicurezza necessarie.
Si pensi a Sig-SPPR, il software gestionale sviluppato da Cesaweb Spa, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication tecnology.
Sig-SPPR è il software applicativo di tipo gestionale o software gestionale che permette alle aziende di gestire con efficienza gli obblighi di legge in materia di sorveglianza sanitaria, formazione e gestione dei DPI (Dispositivi di Protezione individuale ai sensi del decreto legislativo 81/2008 che tutela la sicurezza e la salute dei lavoratori).

Il software gestionale sviluppato da Cesaweb per la sorveglianza sanitaria in azienda e la sicurezza sul lavoro è facile da usare e accessibile H24 e 7 giorni su 7. Questo perché si tratta di un’applicazione web accessibile navigando da browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome etc.) con accesso tramite Internet/Intranet. E’ sufficiente inserire nome utente e password per accedere ai diversi moduli che caratterizzano Sig-SPPR.
Tra i suoi vantaggi:

– gestione automatizzata della sorveglianza sanitaria e della sicurezza sul lavoro (documenti, eventi, attività da svolgere, normativa di riferimento etc.) ;
– conformità agli obblighi di legge in azienda;
– riduzione dei costi legati alla gestione degli obblighi di sicurezza sul lavoro e la sorveglianza sanitaria.

Se sei interessato a Sig-SPPR CLICCA QUI per un preventivo gratuito.

 

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Verifica e ispezione impianti termici: Sig-TERM il software di Cesaweb

E’ a partire dagli anni ’90 circa che la società civile ha dimostrato un interesse crescente nei confronti dell’ambiente. La tutela – o difesa dell’ambiente – è diventata uno degli capisaldi di una corretta politica di gestione che imprenditori, liberi professionisti, cittadini privati e istituzioni sono tenuti ad adottare.
Tra i fattori di rischio che minacciano l’ambiente ci sono proprio i gas e le emissioni degli impianti termici (dalla caldaia di casa all’impianto termico di piccole e medie aziende). E’ per questo che il legislatore, sensibile alla questione ambientale, ha dettato il quadro normativo di riferimento: oggi, in materia di corretta manutenzione degli impianti termici, la normativa vigente è la L. 10/91; L. 46/90; il DPR 412/93; il DPR 551/99; il D.LGS 192/05 e la normativa tecnica UNI e UNI-CIG di riferimento.  ). La normativa di riferimento prevede che i  Comuni con più di 40.000 abitanti e le Province per conto dei Comuni con meno di 40.000 abitanti, siano tenuti a controllare le emissioni di gas nell’atmosfera
Sono loro che si preoccupano di supervisionare, a proposito di tutela dell’ambiente, il rispetto delle normative vigenti  in fatto di manutenzione degli impianti termici. In alcuni casi  Province e Comuni possono decidere di affidare la gestione del servizio di ispezione sulla manutenzione degli impianti termici a società ‘in house’ che a seguito di bandi di gara hanno appaltato il servizio di verifica sulla manutenzione degli impianti termici.
E’ ai soggetti che si occupano di verificare e controllare che la manutenzione degli impianti termici sia stata svolta da ditte individuali nel rispetto della normativa vigente e che corrisponda al vero, che si rivolge Sig-TERM, il software per la verifica e il controllo sulla manutenzione degli impianti termici.
Sig-TERM è stato sviluppato da Cesaweb SpA – società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – per consentire ai soggetti incaricati di gestire l’ispezione sulla manutenzione degli impianti termici in modo agevole, veloce, affidabile.
I moduli che caratterizzano Sig-TERM oggi sono:

  • gestione Utenti;
  • gestione Accessi;
  • gestione Catasto;
  • gestione Rapporti di prova;
  • gestione Rapporti di controllo tecnico e Autocertificazioni;
  • gestione PPP: Pianificazione, Programmazione e Post-controllo;
  • gestione Bollini verdi;
  • protocollazione in ingresso e uscita;
  • gestione adempimenti amministrativi;
  • gestione contatti tramite Call Center;
  • gestione Documentazione: Normativa tecnica e legislativa;
  • gestione statistiche e reportistica;
  • gestione tabelle parametriche.

In particolare, per Sig-TERM esiste la possibilità di creare diversi tipi di utenze, ciascuno legato ad uno specifico ruolo all’interno dell’attività di gestione del servizio di ispezione: dall’incaricato all’ispezione fino alla ditta individuale di manutenzione che usa Sig-TERM per inviare i report di manutenzione – i Rapporti di Controllo Tecnico – direttamente online senza dover svolgere ulteriori operazioni di compilazione di documenti e aggiornamento del catasto degli impianti, con un notevole risparmio di tempo ed energia.
Il vero e proprio ‘cuore’ di Sig-TERM è il modulo relativo alla gestione del catasto che funge da collegamento tra l’utente e l’Ente. il modulo del catasto rappresenta lo storico anagrafico, lo storico degli eventi  e lo storico di tutti quanti i cambiamenti. E’ il catasto, che ciascun committente può decidere di alimentare in diverso modo (elenco ditte di manutenzione, anagrafica Comuni etc.) che permette di monitorare l’attività di manutenzione degli impianti termici, selezionare il campione su cui effettuare la verifica sulla manutenzione degli impianti termici o individuare specifici comportamenti scorretti/illegali sui quali intervenire.
Sig-TERM permette, inoltre, di aumentare l’efficienza relativa alla gestione dell’ispezione sulla manutenzione degli impianti termici: analisi di business condotte da Cesaweb hanno individuato nell’adozione di Sig-TERM un fattore di aumento dell’efficienza e di ottimizzazione dei costi in quelle società che hanno adottato il software per la verifica e il controllo sulla manutenzione degli impianti termici.
Per scoprirne di più, compila il form online che trovi CLICCANDO QUI.

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Front office e Back office: i servizi di call center e document management

Le attività di front office comprendono tutte quelle attività che hanno un contatto diretto con la clientela come la gestione di informazioni, richieste e reclami o la gestione del numero verde di un’azienda. Le attività di back office, invece, includono tutte le attività che non prevedono un contatto diretto con la clientela come la gestione documentale o document management, l’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica dei documenti per la trasformazione e la gestione degli archivi da cartacei in digitali.
Le attività di front office e di back office fanno parte di una strategia di BPO – Business Process Outsourcing, intesa come una strategia di esternalizzazione di servizi e attività aziendali. Oggi il BPO o l’outsourcing delle attività di front office e back office è la strategia delle aziende che intendono ridurre i costi e ottimizzare le risorse, contribuendo a migliorare l’efficienza dell’organizzazione. Esternalizzando i servizi di front office e backoffice, come la gestione della clientela o customer care, e quelli di back office, come l’archiviazione elettronica dei documenti, l’azienda acquista un assetto più dinamico che le consente di rispondere velocemente ad opportunità di business nuove, e di garantire livelli elevati di servizio anche per quelle attività che non ne costituiscono il core business.
Nel caso della gestione della clientela, esternalizzare questa attività affidandola ad un Call Center specializzato significa garantirsi una gestione del Customer care eccellente senza costi fissi e risorse interne dedicate a questa attività.
Per quanto riguarda il back office, le attività di gestione documentale (document management, archiviazione elettronica o ottica dei documenti) sono tipicamente scandite da picchi caratterizzati da elevati moli di lavoro e da attività particolarmente ripetitive. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse dallo svolgimento di queste attività e dedicarle ad attività che costituiscono il core business aziendale.
Per esternalizzare efficacemente tutte le attività di front office e backoffice, è consigliabile trovare un fornitore unico di servizi che sia capace di offrire anche un adeguato supporto tecnico attraverso servizi IT – Information technology specializzati.
Tra i fornitori di servizi di BPO in Italia, ha sede a Napoli Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi di ICT – Information and Communication technology. Cesaweb si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale attraverso una vasta gamma di servizi: Call Center Multicanale, Back office, Sviluppo software, Hosting e facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica, sistemi di Videosorveglianza, servizi di E-commerce e Web marketing.

Per contattare Cesaweb e chiedere informazioni sui servizi di front office e back office, CLICCA QUI.

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Servizi di BPO – Business Process Outosourcing

E’ cresciuto negli ultimi anni l’interesse delle aziende attorno al Business Process Outsourcing o BPO, una strategia basata sull’outsourcing, ovvero sull’esternalizzazione di alcune funzioni e attività aziendale – customer care e gestione della clientela, document management e archiviazione elettronica documentale etc. – a terzi, ovvero fornitori di servizi di BPO, Business process Outsourcing.
Le attività oggetto della strategia del BPO, Business Process Outsourcing possono essere raggruppate principalmente in attività di front office e attività di backoffice. Le attività di front office sono tutte quelle che implicano un contatto diretto con la clientela come il Customer Care e la gestione di un Numero Verde, attività genericamente svolte da Call Center specializzati o Contact Center Multicanale.
Le attività di backoffice, invece, sono quelle che non prevedono un diretto contatto con la clientela, come la gestione documentale o document management e l’archiviazione elettronica documentale.
Adottare una strategia di BPO, affidando ad un fornitore esterno la gestione della clientela e/o il document management ad esempio, comporta una serie di vantaggi.
Innanzitutto esternalizzare le attività di Customer Service, Customer care e Customer Satisfaction ad un Call Center specializzato, significa garantirsi livelli di qualità finali per queste attività di gran lunga superiori rispetto a quelli che é possibile ottenere con l’utilizzo di risorse interne e senza dover sostenere un costo fisso.
Esternalizzare attività come quelle del backoffice, invece, significa incrementare la flessibilità operativa dell’organizzazione aziendale. Le attività di backoffice, infatti, sono caratterizzate da fasi in cui le moli di lavoro a carico delle risorse sono più elevate e intense. Affidare ad un fornitore la gestione del backoffice significa liberare le risorse da un sovraccarico di attività e consentire loro di concentrarsi su quelle attività che rappresentano il core business aziendale. Questo significa ottimizzare le risorse e snellire i processi.
I servizi in outsourcing, inoltre, sono solitamente erogati secondo un sistema di pagamento per fee: il cliente paga solo quello che consuma e il costo che sostiene per le attività di backoffice può variare di mese in mese, ad esempio. L’outsourcing dei servizi di backoffice (e di front office), consente così di passare dai costi fissi – sostenuti dall’azienda cghe non esternalizza – a costi variabili, tipici di un’azienda che ha fatto del Business Process Outsourcing una vera e propria leva per il cambiamento. I costi variabili, infine, conferiscono all’azienda una struttura più snella e dinamica, pronta a rispondere ad eventuali trasformazioni del mercato.
Scegliere un fornitore di servizi di di BPO, Business Process Outsourcing, significa scegliere un vero e proprio partner della strategia aziendale. Il fornitore deve essere affidabile e soprattutto deve poter vantare un’esperienza pregressa nell’erogazione di servizi di Business Process Outsourcing, come i servizi di Call Center e Backoffice, Document Management e Archiviazione elettronica documentale. Meglio, poi, se si tratta di un solo fornitore per entrambe le aree di attività – front office e backoffice.
Tra i fornitori di servizi di BPO, ricordiamo Cesaweb, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di Call Center e Backoffice. Da oltre dieci anni, Cesaweb si occupa di Customer Care con il Contact Center Multicanale – call center inbound e call center outbound – e di Backoffice, con una particolare specializzazione nel backoffice finanziario, ovvero nell’erogazione di servizi di backoffice dedicati alle aziende del settore finance o finanziario come istituti di credito, banche e società finanziarie.
Ed è una società che eroga anche servizi IT come lo Sviluppo software gestionale, Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica. Ultimi arrivati i servizi di Web marketing e i servizi di E-commerce, ovvero i servizi offerti alle aziende che intendono aumentare la propria visibilità online e sfruttare le nuove opportunità del commercio elettronico.

Per contattare Cesaweb e chiedere informazioni o scoprire i servizi erogati, CLICCA QUI.

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