Pianificare una festa, sia di tipo familiare, tra amici o in un contesto lavorativo, può essere molto piacevole e divertente ma purtroppo può anche convertirsi molto velocemente in un incubo se non ci si organizza nel modo corretto.
La soluzione per un’organizzazione serena ed efficiente, se non ci si può affidare a una società organizzazione eventi per limitazioni di budget è anticipare gli aspetti più importanti da tenere in considerazione mesi prima della festa ed essere in grado di mantenere l’ordine e la disciplina nelle mansioni ed obiettivi da raggiungere prima del giorno. Uno strumento utile e che vi aiuterà a determinare priorità e a non dimenticare niente sono le check list. Elaboratene una con tutte le cose da fare, stabilite delle scadenze almeno approssimative e aggiornatela periodicamente.
La prima cosa da fare è determinare una data. Se l’evento a festeggiare è un compleanno la scelta sarà semplice, altrimenti pensate a ché tipo di festa vorreste organizzare poiché la stagione sarà molto importante nel determinare la location e il tema della vostra festa. Difficilmente potrete celebrare delle feste a tema sotto le stelle in inverno,o vorrete avere i vostri invitati in vestiti d’epoca sotto il sole di agosto. Fate inoltre attenzione alle festività e considerate che molte persone scelgono di passare i weekend lunghi fuori città.
Una volta che avrete scelto la data, elencate gli invitati tenendo sempre ben presente il budget che avete a disposizione e inviate le partecipazioni con qualche mesi di anticipo in modo che le persone non prendano altri impegni per quel giorno. Indicate negli inviti il tema della festa e la mise più adeguata all’occasione. Considerate, ad esempio, la differenza di tono e formalità che dovrebbe esserci in un rinfresco battesimo se paragonato ad una festa di addio al nubilato.
La location della festa dovrà essere adeguata al numero di persone e al tema della festa che avete scelto. In termini di dimensioni, considerate il numero di tavoli necessari e assicuratevi che al momento della preparazione non siano né troppo attaccati né troppo distanti. Se state preparando eventi per la vostra impresa, come le cene aziendali programmatele al di fuori degli uffici e prediligete gli alberghi e ristoranti di ambiente tranquillo e che fomentino la comunicazione. Allontanare le persone del contesto lavorativo farà che i dialoghi nascano più agevolmente.
Un aspetto fondamentale di tutta celebrazione è il servizio catering . Prendete in considerazione i gusti dei vostri ospiti e cercate di collegare il menù alla tematica della festa. Un servizio di buffet variato è l’alternativa meno rischiosa già che permette alle persone scegliere tra i cibi a disposizione quello che preferiscono. In più, con un buffet potete introdurre dei cibi esotici o particolari a cui tenete ma che non sempre sono apprezzati da tutti.
Recatevi alla location scelta un paio di ore prima dell’inizio dei festeggiamenti per assicurarvi che tutto è in ordine: le decorazioni, i tavoli, il catering e la musica. Ci saranno sempre dei dettagli di ultimo minuto che bisognerà improvvisare però che risolverete senza problemi se vi siete organizzati bene e avete tutto il resto sotto controllo.
Articolo a cura di Alba L
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