Microsoft Excel offre la possibilità di ricercare dati in una tabella.
Le funzioni che, a tale proposito, vengono utilizzate sono CERCA, CERCA.ORIZZ, CERCA.VERT.
CERCA
Questa funzione cerca un valore in un intervallo di una sola riga o di una sola colonna, noto come vettore, e restituisce un valore dalla stessa posizione in un secondo intervallo di una riga o di una colonna.
Si prenda in considerazione la tabella sottostante dove vi è un elenco di candidati con relativi voti che hanno sostenuto l’esame di diritto romano.
Utilizzando la funzione CERCA è possibile digitare in una cella il nome del candidato e ottenere in un’altra cella, magari nella cella sottostante, il voto conseguito. Per realizzare quanto detto, si proceda in questo modo:
– si ordini in maniera crescente la tabella per Candidato, cliccando nella scheda Dati, sezione Ordina e filtra, pulsante Ordina dalla A alla Z;
– Si faccia clic con il mouse in una cella della colonna D, ad esempio, in D2;
– si scelga dalla scheda Formule, sezione Libreria di funzioni, il pulsante Ricerca e riferimento, e dall’elenco CERCA.
Si apre la finestra Seleziona argomenti dove è selezionata l’opzione: valore;vettore;risultato.
Questa è l’opzione da considerare per l’esempio in questione.
Dopo aver cliccato su Ok, viene visualizzata un’altra finestra dove vi sono tre caselle:
– VALORE: è un valore che CERCA in Vettore e può essere un numero, un testo, un valore logico, un nome o un riferimento a un valore.
– VETTORE: è un intervallo che contiene solo una riga o una colonna di testo, numeri o valori logici posti in ordine ascendente.
– RISULTATO: è un intervallo che contiene solo una riga o una colonna delle stesse dimensioni di Vettore.
Procedendo con l’esempio risulterà più chiaro come utilizzare queste caselle.
Si faccia clic all’interno della casella Valore della finestra Argomenti funzione e si selezioni la cella D3 che è la cella dove sarà inserito il valore da cercare.
All’interno della finestra, si posizioni, poi, il cursore del mouse nella casella Vettore e nel foglio di lavoro si selezioni l’intervallo di celle A3:A17.
Infine, nella casella Risultato, bisogna riportare l’intervallo di celle B3:B17 e al termine bisogna cliccare su Ok.
Nel foglio di lavoro, nella cella D2, comparirà #N/D che verrà sostituito dal voto dell’alunno digitato nella cella sottostante.
Infatti, si digiti, in D3, Bianchi Mario, si otterrà nella cella D2 il relativo voto, 25.
CERCA.ORIZZ
Questa funzione cerca un valore particolare nella prima riga di una tabella o di una matrice e lo restituisce nella riga indicata in corrispondenza della colonna in cui è stato trovato. La funzione CERCA.ORIZZ deve essere utilizzata quando i valori di confronto sono collocati in una riga superiore di una tabella di dati e si desidera estendere la ricerca verso il basso di un numero specifico di righe.
Ovviamente, ORIZZ, nel nome della funzione significa orizzontale.
Si prenda in considerazione la tabella sottostante:
Si desidera conoscere il voto dell’esame di Istituzioni di diritto romano del candidato Indaco Maria.
Innanzitutto, occorre ordinare la tabella in maniera crescente per Candidato dopodichè si seleziona una cella dove far comparire il risultato della ricerca, ad esempio, B18 e infine, dalla scheda Formule bisogna cliccare su Ricerca e riferimento e quindi su CERCA.ORIZZ.
Nella finestra che si apre vi sono quattro caselle, tre, quelle che si utilizzeranno nell’esempio in questione.
VALORE: è il valore da ricercare nella prima riga della tabella e può essere un valore, un riferimento, o una stringa di testo.
MATRICE_TABELLA: è una tabella di informazioni nella quale vengono cercati i dati.
INDICE: è il numero di riga in matrice_tabella da cui viene restituito il valore corrispondente.
Nella casella Valore si digita il riferimento di cella relativo all’intestazione di colonna dell’esame sostenuto, cioè C1 (Istituzioni di diritto romano).
Nella casella Matrice_tabella si riporta l’intervallo di cella dell’intera tabella A1:D16 e poi, nella casella Indice, il numero di riga relativo al candidato: 9, perchè la nona riga è la posizione del candidato Indaco Maria.
Dopo aver completato tali operazioni, nella finestra Argomenti funzione, si clicca su Ok.
Nella cella B18 compare il voto dell’esame di Istituzioni di diritto pubblico sostenuto da Indaco Maria che è 28.
CERCA.VERT
Questa funzione cerca un valore nella prima colonna di una matrice tabella e lo restituisce nella stessa riga di un’altra colonna. La parola VERT in CERCA.VERT indica l’orientamento verticale. La funzione CERCA.VERT deve essere utilizzata al posto di CERCA.ORIZZ quando i valori di confronto sono collocati in una colonna a sinistra dei dati che si desidera trovare.
Si supponga di voler ricercare nella tabella sottostante il fatturato 2002 della regione Campania.
La prima operazione da compiere è di ordinare la tabella in maniera crescente per regione. Poi, si seleziona la cella nella quale far comparire il risultato della ricerca, ad esempio, B20, quindi, nella scheda Formule si clicca su Ricerca e riferimento e dall’elenco si sceglie CERCA.VERT. Nella finestra che viene visualizzata vi sono quattro caselle, tre, anche in questo caso sono quelle che verranno impiegate per l’esempio in questione.
VALORE: è il valore da ricercare nella prima colonna della tabella e può essere un valore, un riferimento o una stringa di testo.
MATRICE_TABELLA: è una tabella di testo, numeri o valori logici nella quale vengono cercati i dati.
INDICE: è il numero di colonna in matrice_tabella da cui viene restituito il valore corrispondente.
Nella casella Valore si inserisce il riferimento di cella relativo alla regione Campania, A5.
Nella casella Matrice_tabella bisogna riportare l’intervallo di celle relativo all’intera tabella, A1:D17 e infine, nella casella Indice il numero di colonna relativo al fatturato 2002, cioè 4. Dopo aver cliccato su Ok, nella cella B20 compare il fatturato della Campania relativo all’anno 2002 che è 9200.