Il passaggio dalla carta al digitale è stato tracciato dall’Agenzia per l’Italia digitale, con le nuove regole che guidano alla trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali per tutte le Pubbliche Amministrazioni.
Le nuove norme obbligano le pubbliche amministrazioni alla fattura elettronica, come must del cambiamento necessario, dal 31 marzo 2015, e all’avvio dello Spid, ovvero il sistema pubblico di Identità Digitale, che permetterà di accedere in totale sicurezza ai siti istituzionali che mettono a disposizione i servizi pubblici.
Ma le nuove norme si inseriscono in un panorama ben più ampio, quello della totale dematerializzazione dei processi, che non riguarda solo la fattura elettronica, ma investe la formazione e conservazione dei documenti in genere, affinchè l’unica forma possibile sia digitale.
Secondo le norme pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12 Gennaio 2015, riguardo le “regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni” entrate in vigore l’11 Febbraio 2015, le PA avranno a disposizione 18 mesi (che termineranno ad agosto 2016) per adeguarsi alle nuove disposizioni e completare il processo di dematerializzazione. Norma vuole che le amministrazioni che non rispetteranno il termine saranno soggette a delle sanzioni.
Lo switch off dalla carta al digitale garantisce l’immodificabilità dei documenti elettronici conservati, l’originalità del documento grazie alla firma digitale o firma elettronica qualificata dell’emittente, e al riferimento temporale e l’utilizzo della posta elettronica certificata o SID (Sistema di Interscambio), nel caso di invio di fattura elettronica, che prevede la ricezione di notifiche e l’archiviazione su sistemi di gestione documentale sicuri, utilizzando software integrati come mDM.