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Archiva Group, nuovi orizzonti per la conservazione documentale

L’azienda, leader nel settore dell’outsourcing dei processi aziendali, rivela il motivo per il quale è così importante essere Conservatore Accreditato e quali vantaggi comporti, per il cliente, rivolgersi a professionisti di questa levatura.

Grazie agli elevati standard organizzativi e di affidabilità, Archiva Group è regolarmente inserita nell’Albo dei Conservatori Accreditati. Un riconoscimento importante, che senza dubbio conferisce al Gruppo una connotazione di prestigio davvero rilevante, soprattutto in relazione all’epocale riorientamento di conservazione dei documenti attualmente in corso. L’archiviazione del dato diventa oggi un vero e proprio sistema di conservazione strutturato, che fa presupporre un naturale adeguamento dei fornitori ai più elevati livelli richiesti dalle nuove normative vigenti in ambito organizzativo, tecnico e finanziario.

L’Albo dei Conservatori accreditati nasce con l’intento di regolamentare l’archiviazione dei dati in digitale che andrà via via a sostituire i documenti cartacei, con adeguamento previsto per l’aprile del 2017. Un percorso non semplice, quello per entrare a far parte dell’Albo dei Conservatori Accreditati, che Archiva Group ha perseguito con successo, ottenendo il riconoscimento dell’AgID.

Sono molte le aziende che offrono servizi di archiviazione, ma non tutte sono in grado di garantire i servizi erogati da un Conservatore Accreditato. Se la legge obbliga il comparto pubblico ad adeguarsi alle nuove disposizioni, il settore privato può comunque beneficiare dei numerosi vantaggi dell’archiviazione digitale, affidandosi a un Conservatore Accreditato. Non solo archiviazione sicura, ma anche organizzazione con sistemi stabili e facilmente accessibili.

Le Pubbliche Amministrazioni, invece, si avvalgono di un Conservatore Accreditato solamente in caso di outsourcing, ma rimangono validi i vantaggi offerti dai professionisti del settore. La sicurezza dei dati è assicurata dagli accordi intercorsi tra il Titolare del Dato e il Conservatore, con la richiesta che i dati non siano trasmessi a terzi senza espressa autorizzazione del Committente.

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Non è solo la crisi ad annientare la tua azienda, anche la carta la sta ammazzando

KEY4PAPERLESS 2013 è il roadshow itinerante che illustra quali sono gli elementi chiave per non farsi uccidere dalla carta e liberarsene definitivamente.

 

La chiave per consentire alle aziende di liberarsi dai costi e dalla inefficienza della carta è quella data dalla crittografia a chiave pubblica (PKI). Una tecnologia standard utilizzata non solo dalla firma digitale o elettronica ma anche dai processi di conservazione digitale, dalla firma grafometrica e dal timbro digitale.

Senza questa “chiave” quindi il processo di dematerializzazione rimane… sulla carta. Ma oggi le norme, i prodotti ed i servizi cloud relativi sono giunti a maturazione e consentono alle aziende ed alle organizzazioni di realizzare reali risparmi di costi e reali aumenti di efficienza, cosa vitale in momenti di crisi

Realizzato in collaborazione con Credemtel, itAgile, Land e Namirial, il roadshow sarà il 26 settembre a Bologna per la sua ultima tappa 2013 (Milano, Torino, Roma e Bologna).

Nella tappa bolognese del Tour, in particolare, a seguito della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale dei due decreti attuativi, si parlerà diffusamente delle recentissime novità nell’ambito della dematerializzazione:

  1. Fatturazione elettronica verso la PA: stop alla fattura cartacea delle forniture alle pubbliche amministrazioni! Al più tardi, entro due anni, la fatturazione dovrà avvenire in forma elettronica, così stabilisce il decreto del ministro dell’economia del 3 aprile 2013, n. 55, che entra in vigore il 6 giugno 2013 e che approva il regolamento per l’emissione, trasmissione e ricezione della fattura elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche.
  2. Firma elettronica avanzata e firma elettronica senza smartcard: la tanto attesa FEA e firma digitale remota sono ora una realtà! A partire dal 5 giugno 2013 la firma elettronica avanzata, che ha gli effetti di una firma autografa e soddisfa il requisito della forma scritta, può essere utilizzata per la sottoscrizione della maggior parte di atti e contratti.

Il workshop “in-formativo” di mezza giornata punterà a fornire ai partecipanti le linee guida, le componenti e gli strumenti necessari al “passaggio completo al digitale ”, aggiornandoli sull’evoluzione della normativa e delle tecnologie, affrontando quelli che sono i vari ambiti/filoni della dematerializzazione.

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Conservazione sostitutiva: gestione dei documenti più efficiente

La conservazione sostitutiva, sotto forma di digitalizzazione dei documenti, fa risparmiare milioni ai comuni italiani. E’ questo il risultato di una recente ricerca di un istituto di Milano che ha calcolato i benefici guadagnati dalla data di introduzione della PEC (Posta Certificata) e della conservazione sostitutiva nella Pubblica Amministrazione.

La ricerca condotta ha portato alla luce dati davvero interessanti sotto il punto di visto economico, pare che l’uso di di documenti digitali permetta un risparmio di ben 1,35 milioni in un anno, tra costi vari e tempi logistici. Questo perché un documento digitalizzato permette al lavoratore di potersi concentrare su altre mansioni. Ma soprattutto si risparmia in modo drastico sui costi della carta, sulle cartucce delle stampanti, sui toner delle fotocopiatrici, e praticamente si annullano le spese postali che sono alla fine il costo più sentito nella gestione delle comunicazioni. Questo risparmio economico porta vantaggi anche a livello ecologico, perché appunto non provoca alcun impatto a livello di ambiente, tutto questo grazie alla conservazione sostitutiva.
L’utilizzo di documenti digitali rende il lavoro negli uffici, negli enti, nelle aziende in generale più efficiente e permette anche un risparmio di tempo nella manutenzione e gestione degli archivi rispetto ad un tradizionale archivio cartaceo.
E’ ovvio che l’introduzione di nuove tecnologie sarà per forza di cose graduale, è necessaria una nuova forma mentis ma anche un decente livello di cultura informatica, ma saranno sforzi di sicuro ripagati abbondantemente dai risparmi che ne deriveranno, ed è una condizione più che mai necessaria in questo periodo di crisi generale che affligge un po’ tutti.

Si possono portare alla conservazione sostitutiva praticamente tutti i tipi di documenti, rimangono dubbi solo su alcune tipologie su cui le autorità competenti non hanno ancora fornito chiarimenti al riguardo, a titolo di esempio le radiografie non è dato sapere se siano documenti smaterializzabili.

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Fatture e altri documenti nella conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva sta divenendo sempre più una realtà in Italia. Le nuove disposizioni  sul tema della conservazione cartacea dei documenti sono sicuramente tra i principali motivi di tale transizione.

Ma i vantaggi sono molteplici, primo su tutti il lato ambientale, questo perché mantenere numerose documentazioni sotto forma elettronica è assolutamente meno dispendioso di un classico archivio cartaceo con ingombranti scatoloni polverosi. Viene da se che anche dal lato economico, la conservazione digitale dei documenti è categoricamente più vantaggioso, non sarà necessario investire denaro in archivi, carta e nemmeno nell’affitto di spazi appositi per gli scaffali in strutture apposite. Lo stesso discorso varrà anche per il piano logistico, perché con una conservazione sostitutiva, sotto forma elettronica, non sarà necessario cercare un parcheggio per l’automobile e quindi perdere tempo, per recarsi di persona a cercare dei documenti in mezzo a polverosi archivi, ma sarà sufficiente dal posto di lavoro o anche dalla propria abitazione, collegarsi da un computer all’archivio elettronico e da lì direttamente poter fare tutte le consuete operazioni che si fanno in un ufficio, ovvero scaricare, copiare e stampare direttamente la documentazione necessaria, che siano bollette, verbali, fatture e pratiche varie, tutto ciò restando comodamente seduti.
Tutto ciò sarà possibile perché obbligatoriamente per legge, le copie digitali dei documenti devono essere in tutto e per tutto fedeli all’originale cartaceo e quindi avere valenza legale.

La dematerializzazione comporta diversi passi per convertire la documentazione su supporti digitali. Il primo passo da compiere è ovviamente fare una copia identica del documento, poi procurarsi un software applicativo in grado di fare ricerche e riconoscere i documenti in base a determinati campi come possono nome, cognome, codice fiscale, partita iva e qualsiasi dato anagrafico che possa aiutare in una ricerca veloce ed efficiente dei documenti necessari. Un passo decisamente indispensabile è la creazione di una firma elettronica che attesti in modo univoco e sicuro l’autenticità dei documenti digitali e che verrà posto su ogni documento elettronico. Una volta completata la totale conversione dei documenti, si potrà anche procedere all’eliminazione fisica dei documenti cartacei che non saranno più necessari, perché appunto, rimpiazzati dalle loro nuove copie digitali.

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Digitale Legale: servizi per l’archiviazione digitale a norma di legge.

Digitale Legale, è l’innovativo servizio Datanet attivo nel settore del document management che si occupa di gestione, archiviazione e conservazione dei documenti.

La vera forza di Digitale Legale è la conservazione sostitutiva a norma di legge : dematerializzazione, l’archiviazione e la gestione dei documenti aziendali.

Per l’azienda che sceglie di sostituire il vecchio archivio cartaceo con un sistema di conservazione sostitutiva legale i vantaggi sono notevoli sia in termini di riduzione dei costi, efficienza, ottimizzazione delle risorse : basti pensare che ogni dipendente impiega il 40%del suo tempo in attivita di gestione dei documenti.

Con Digitale Legale abolisci la carta dal tuo ufficio e qualsiasi documento è a portata di click grazie a soluzioni in desktop e in outourcing create su misura per rispondere alle esigenze di qualsiasi azienda.

Per chi utilizza già Alfresco, l’open source del Document Management, Digitale Legale offre alle aziende la possibilità di scaricare dei semplici plug-in free per effettuare la conservazione sostitutiva.

Scegliere la conservazione sostitutiva significa: ridurre il consumo di carta, ottimizzare le risorse a disposizione, guadagnare spazio e tempo, avere tutti i tuoi documenti a portata di click, eliminare le spese di stoccaggio e archiviazione fisica dei documenti, rispettare l’ambiente e migliorare così l’immagine dell’azienda.

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Continua la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo

Rinnovata la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo di archiviazione sostitutiva. Archiviazione digitale dei documenti contabili, amministrativi e del personale che per legge le aziende devono conservare, indicizzazione avanzata per non perdere mai i propri documenti, creazione di lotti di consultazione, apposizione della firma digitale e della marca temporale per adempiere a tutti gli obbligi normativi vigenti: tutto ad un canone annuale bloccato di 500 euro. Uno sconto che equivale a ben il 40% in meno rispetto al prezzo di listino.
Il pacchetto pay per use è la soluzione ideale per gestire grandi flussi di documenti senza investimento di tempo, spazio e denaro. digitale Legale fornisce server, sistemi di sicurezza, competenze tecnologiche e consulenza specialistica necessarie per fare del document management la leva di crescita di una azienda.
Il document management e l’archiviazione sostitutiva abbattono i costi, ottimizzano le risorse ed eliminano faldoni e carta riducendo l’impatto ambientale dell’azienda e migliorando la sua brand reputation.

Rinnovata la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo di archiviazione sostitutiva. Archiviazione digitale dei documenti contabili, amministrativi e del personale che per legge le aziende devono conservare, indicizzazione avanzata per non perdere mai i propri documenti, creazione di lotti di consultazione, apposizione della firma digitale e della marca temporale per adempiere a tutti gli obbligi normativi vigenti: tutto ad un canone annuale bloccato di 500 euro. Uno sconto che equivale a ben il 40% in meno rispetto al prezzo di listino.
Il pacchetto pay per use è la soluzione ideale per gestire grandi flussi di documenti senza investimento di tempo, spazio e denaro. digitale Legale fornisce server, sistemi di sicurezza, competenze tecnologiche e consulenza specialistica necessarie per fare del document management la leva di crescita di una azienda.
Il document management e l’archiviazione sostitutiva abbattono i costi, ottimizzano le risorse ed eliminano faldoni e carta riducendo l’impatto ambientale dell’azienda e migliorando la sua brand reputation.

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Promozione esclusiva su Digitale Legale Pay Per Use

Al via oggi una promozione imperdibile sui servizi in outsourcing di archiviazione sostitutiva e document management di Digitale Legale. Le prime 10 persone che acquisteranno sul sito il Pacchetto Pay Per Use pagheranno un canone annuale di 500 euro invece degli 800 euro previsti dal listino ordinario. Il pacchetto pay per use è la soluzione ideale per chi deve gestire grandi flussi di documenti e non dispone in organico persone con le competenze tecnologiche e le conoscenze giuridiche di natura specialistica che sono necessarie per una gestione ottimale. Il pacchetto Pay Per Use in offerta speciale ti permette di archiviare in maniera digitale i documenti contabili, amministrativi e fiscali secondo le procedure fissate dalla normativa vigente in materia di firma digitale e marca temporale. Puoi così abbattere i costi, ottimizzare le risorse ed eliminare definitivamente la carta. La tua azienda ottimizza gli investimenti, riduce il suo impatto sull’ambiente e migliora la reputazione legata al suo nome.Cosa aspetti? Non farti sfuggire la migliore soluzione di archiviazione sostitutiva.

Il document management e l’archiviazione sostitutiva abbattono i costi, ottimizzano le risorse ed eliminano faldoni e carta riducendo l’impatto ambientale dell’azienda e migliorando la sua brand reputation. Ideale per gestire grandi flussi di documenti senza investimento di tempo, spazio e denaro. digitale Legale fornisce server, sistemi di sicurezza, competenze tecnologiche e consulenza specialistica necessarie per fare del document management la leva di crescita di una azienda.

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Soluzioni avanzate di archiviazione digitale sostitutiva: sconto del 30% sul pacchetto SMALL

Digitale Legale, leader nel Document Management e nell’archiviazione sostitutiva per aziende e professionisti, offre il pacchetto small ad un prezzo esclusivo. Per tutta questa settimana, fino al 11/03/2011, sul pacchetto small è previsto uno sconto sconto del 30%. La gestione documentale fatta secondo le procedure dell’archiviazione sostitutiva a norma di legge, cioè con l’apposizione di firma digitale e marca temporale, permette di abbattere i costi, ottimizzare le risorse ed eliminare definitivamente la carta. La tua azienda riduce così il suo impatto sull’ambiente e migliora la sua brand reputation. Se gestisci un flusso di documenti di piccole dimensioni e non hai in organico persone con le competenze tecnologiche e le conoscenze giuridiche di natura specialistica che sono necessarie per una gestione ottimale della documentazione fiscale, contributiva e previdenziale, l’archiviazione sostitutiva digitale è la soluzione giusta per te. Il pacchetto Small è indicato per la gestione di piccoli flussi di documenti senza sprechi e incombenze pratiche derivanti alla gestione tradizionale dei documenti cartacei. Con il pacchetto Small di Digitale Legale in outsourcing fai conservazione sostitutiva a norma di legge sfruttandone tutte le opportunità: riduzione dei costi di gestione e ottimizzazione delle risorse. La tua azienda cresce grazie ad una nuova importante leva, la gestione documentale integrata.

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Eliminare la carta è più facile

Una buona notizia sul fronte dell’IT : l’open source di qualità è prodotto anche in Italia.

Ad introdurlo è Jenia Software che ha realizzato la prima piattaforma di conservazione sostitutiva nel rispetto della vigente normativa.

sinekarta, questo il nome della soluzione di Jenia, è un software totalmente open source basato su un sistema di gestione dei documenti anch’esso open source, il famoso Alfresco.

Fino ad oggi i sistemi di gestione dei documenti hanno stentato a prendere piede: un po’ per i costi elevati, un po’ per la necessità di conservare comunque la carta, unico formato giuridicamente valido.

Già dal 2004 il CNIPA (Centro Nazionale per la Pubblicca Amministrazione, oggi DigitPA) ha definito una procedura, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

sinekarta integra questa tecnologia, definita dalla normativa italiana, con Alfresco : uno dei più potenti e dinamici sistemi open source di gestione documentale.

L’unione di queste due forze permette a qualsiasi azienda di dematerializzare il proprio archivio carteceo con dei costi, finalmente, sostenibili.

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Soluzioni digitali per il Document Management

Digitale Legale è una nuova suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva di documenti a norma di legge firmata Datanet, azienda specializzata nella realizzazione di progetti di gestione documentale.
In tutti gli uffici i documenti cartacei costituiscono spesso un notevole problema, poichè creano difficoltà di spazio e rappresentano un costo anche elevato. Stampare documenti inoltre costituisce un danno per l’ambiente, che può essere evitato con la conservazione sostitutiva documentale in digitale.
La conservazione sostitutiva è un servizio di archiviazione e gestione documentale digitale che garantisce la validità legale nel tempo dei documenti archiviati.
Digitale Legale offre software e servizi per la conservazione sostitutiva in due soluzioni: in desktop e in outsourcing. Un’azienda può acquisire il software oppure, se vuole liberarsi degli oneri connessi alla gestione documentale, può affidarsi al servizio in outsourcing Digitale Legale.
L’outsourcing è una soluzione molto semplice: basta trasferire i propri documenti sul data center di Datanet; quindi i documenti sono consultabili online da qualunque luogo e in qualunque momento. La gestione documentale è affidata a Digitale Legale, e i documenti vengono salvati su un supporto ottico (CD/DVD).
Per il servizio in outsourcing sono disponibili diverse offerte, differenziate per piccole, medie e grandi imprese in base alla mole di documenti da caricare: Small fino a 10.000 documenti; Medium fino a 25.000; Large per flussi più elevati fino a 60.000 documenti. L’opzione Pay per Use, inoltre, consente di pagare il servizio esclusivamente in base al consumo effettivo, controllando costi e spese.
Digitale Legale offre anche soluzioni per chi possiede già Alfresco, software open source per la gestione documentale.
Con Digitale Legale per Alfresco è possibile effettuare la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti che sono stati già archiviati su Alfresco. Grazie ad un’interfaccia semplice e una procedura guidata si possono creare i lotti di conservazione a partire dai documenti archiviati su Alfresco, memorizzarli su supporti ottici e apporre la firma digitale e la marca temporale. Digitale Legale offre soluzioni personalizzate e integrazioni software specificamente calibrate sulle esigenze e i workflow di ogni azienda.
Fino al 31/12 Digitale Legale offre uno sconto del 15% su tutti i servizi.

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Digitale Legale, la soluzione per la conservazione sostitutiva a norma di legge

Con Digitale Legale sfrutti i vantaggi e le opportunità della conservazione sostitutiva per la tua azienda.
E’ online il sito dedicato a Digitale Legale, la suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti, una nuova leva a disposizione delle aziende per tagliare i costi e le inefficienze legate alla produzione della carta ed alla gestione tradizionale di documenti e flussi cartacei.
Secondo una ricerca condotta da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group nel 2009, infatti, negli uffici italiani si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine di cui il 20% per errore, arrecando un danno all’ambiente.
La conservazione sostitutiva è un servizio di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti; è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Digitale Legale è una suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge firmati Datanet, un’offerta completa e differenziata per soddisfare le diverse esigenze aziendali, in termini di organizzazione, volumi e flussi documentali.
Digitale Legale in outsourcing è pensato per chi non vuole farsi carico degli oneri tecnologici nè delle competenze normative. Con Digitale Legale in outsourcing è possibile consultare i documenti online sempre ed ovunque, affidandoli ad un team di professionisti e specialisti del Document Management.
Digitale Legale per Alfresco è la soluzione software pensata per chi ha già Alfresco, piattaforma open source di Document Management e vuole conservare i documenti in digitale a norma di legge a casa sua: Free per Alfresco, licenza gratuita, e Pay per Alfresco, licenza a pagamento, differenziata sulla base del numero di documenti per lotto di conservazione.
Digitale Legale è firmato Datanet, l’azienda specializzata nella realizzazione di progetti di gestione documentale in grado di progettare ed implementare la Soluzione più adatta alle esigenze, ai processi ed alle dimensioni della tua Azienda.
Contatti Digitale Legale www.digitalelegale.it, [email protected]

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Conservazione sostitutiva in azienda, archiviazione digitale di documenti

Dal 2004 per le aziende c’è la possibilità garantita dalla legge di conservare i documenti su supporti digitali mantenendo la stessa validità formale dell’originale cartaceo. Questa pratica è chiamata conservazione sostitutiva. Sostanzialmente viene introdotta una nuova modalità di archiviazione che avviene però in digitale invece che fisicamente.

L’archiviazione dei documenti avviene cioè su supporti informatici (hard disk, cd, dvd ecc) dove vengono acquisiti, salvati (in diversi formati) e quindi archiviati per poter poi essere consultati e conservati adempiendo comunque agli obblighi di legge.

L’acquisizione dei documenti da cartaceo a digitale può avvenire in due modi:

–          Il Riconoscimento OCR (Optical Character Recognition): cioè utilizzando un particolare software che riconosce i caratteri mediante scanner e li restituisce sotto forma di documento elettronico poi archiviabile e consultabile in formato digitale

–          Il Riconoscimento OMR (Optical Mark Recognition): ovvero il riconoscimento ottico delle marcature, opera attraverso un lettore ottico in grado di reperire le informazioni  estrapolate tramite scanner da un documento. Un sistema in grado di lavorare in doppia modalità.

Successivamente all’acquisizione del documento avviene l’archiviazione su supporto digitale magnetico e la catalogazione per mese ed anno e secondo la tipologia di documento e la durata di conservazione imposta dalle normative, tutto fatto tramite software e da aziende specializzate.

Quanto descritto sopra è, in grandi linee, un processo di conservazione sostitutiva, metodologia che permette alle aziende di risparmiare spazio fisico e di consumare una quantità minore di carta adempiendo sempre alle normative vigenti riguardanti la conservazione dei documenti.

Inoltre, ogni azienda che metta in atto un processo di conservazione sostitutiva deve nominare un responsabile che sarà colui il quale dovrà fornire il documento in caso di controlli o richieste da parte delle autorità o di altre figure aziendali.

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L’archiviazione ottica di un documento: modalità e procedure

Al giorno d’oggi si utilizza la pratica della cosiddetta archiviazione ottica per conservare i documenti aziendali. Una pratica che rende molto più semplice la conservazione, archiviazione ed il reperimento dei documenti, con effetti decisamente positivi anche sullo spazio e sull’ambiente: si produce sicuramente meno carta rispetto a prima da un lato mentre dall’altro archiviare documenti su supporti informatici rende la vita più facile a chi poi, anche a distanza di anni, dovrà consultarli.

Vediamo nel dettaglio come avviene la procedura di archiviazione ottica di un documento.

Innanzitutto è necessario uno strumento informatico in grado di registrare e salvare un documento, in parole povere uno scanner, con il quale è possibile acquisire i dati dalla carta e visualizzarli in formato digitale; sullo schermo o su supporti portatili (cd, dvd, hard disk…).

Le modalità di scansione, cioè di archiviazione ottica dei documenti, sono essenzialmente due:

  • Il riconoscimento OCR: optical character recognition, la quale consente di riconoscere in modalità digitale i caratteri del documento cartaceo, viene quindi acquisito l’intero testo del documento e conseguentemente archiviato come documento di testo.
  • L’Acquisizione di un’immagine: rispetto al precedente metodo in questo caso il documento scansionato sarà restituito su supporti digitali in formato immagine.

Benché il riconoscimento OCR sia una tecnologia molto avanzata è spesso possibile che durante la procedura di scansione e riconoscimento caratteri sia necessaria qualche correzione per allinearsi al documento originale, il vantaggio di utilizzare il formato immagine è la conservazione integrale del testo originale del documento.

Molti sono i software in grado di interfacciarsi con uno scanner e riconoscere il testo dei documenti, ci sono anche programmi gestionali che automatizzano i processi di acquisizione e archiviazione ottica dei documenti.

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Conservazione Sostitutiva: Guida all’utilizzo in azienda

Con la formula conservazione sostitutiva si intende la validità legale equiparata a documenti cartacei di documenti informatici. In pratica, con l’introduzione normativa di questa pratica, è possibile conservare digitalmente documenti che prima dovevano essere archiviati fisicamente: ad esempio il libro giornale o il libro degli inventari, modelli di pagamento tipo F23 o F24, dichiarazioni fiscali ed altro.

Formalmente la conservazione sostitutiva avviene attraverso la memorizzazione in idonei supporti con riferimenti temporali e l’apposizione della firma digitale da parte del responsabile della conservazione sostitutiva che ne attesta il corretto processo.

Facendo un po’ di chiarezza la memorizzazione in idonei supporti consiste in un caso, nella scannerizzazione dei documenti cartacei in documenti digitali, archiviati su supporti digitali con riferimento temporale e conservati, nell’altro caso la conservazione sostitutiva consiste nel non produrre più documenti cartacei; gestire cioè la documentazione aziendale non producendo più documenti cartacei ma archiviando tutto in supporti informatici che ne consentano la consultazione oltre che la conservazione.

Nel primo caso si parla di smaterializzazione, passaggio dal cartaceo al digitale, nel secondo di dematerializzazione ovvero non emettere più documenti cartacei.

La normativa prevede una procedura legale/informatica che include anche un responsabile della conservazione sostitutiva, una figura di riferimento opportunamente formata che definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione sostitutiva, organizza i contenuti sui supporti (ottici e/o informatici) e gestisce le procedure di tracciabilità e sicurezza per la corretta conservazione.

Le fasi della conservazione sostitutiva prevede:

  • l’apposizione della firma digitale (diversa dalla firma elettronica perché quest’ultima non ha valore legale) su ogni documento informatico;
  • l’apposizione della firma sul totale del lotto di conservazione;
  • l’apposizione di una marca temporale su ciascun lotto di conservazione (solo per alcune tipologie documentali);
  • estrazione dell’impronta per la trasmissione all’agenzia delle entrate (solo per i documenti di natura fiscale);
  • vengono infine prodotte 2 copie su supporti ottico-magnetici.

Successivamente e nel corso degli anni va verificata la leggibilità e l’integrità dei documenti. Gli stessi vanno poi esibiti in caso di controlli da parte degli organi preposti o in caso di citazione in tribunale.

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Convegno sulle tecnologie della conservazione dei documenti

Che l’utilizzo della carta stia diminuendo sempre di più è un dato che si nota ogni giorno nelle nostre case e nei nostri uffici, la maggior parte dei documenti che riceviamo o creiamo rimangono in forma elettronica, sotto forma di piccoli numeri salvati all’interno del proprio pc o quello aziendale.

Soprattutto dal punto di vista produttivo l’archiviazione conservazione dei documenti in formato elettronico permette una migliore gestione delle risorse archiviate, grazie alla loro semplice indicizzazione che consente di velocizzare moltissime attività prima lunghe e dispendiose in termini di tempo.

Per accelerare ancora più l’efficienza degli archivi in questi ultimi anni si sta ricorrendo sempre più spesso allaconservazione sostitutiva, processo che permette di equiparare, anche legalmente, i documenti elettronici a quelli cartacei, permettendo un enorme risparmio in termini di tempo, di spazio allocato e di risorse per la conservazione dei documenti.

Anche di questo si parlerà alla conferenza che si terrà a Roma tra i giorni 29 Settembre e il 1 Ottobre, la 4th International PDF/A Conference, importante conferenza sulle tecnologie per l’archiviazione digitale dei documenti.

Durante la conferenza potrà partecipare a convegni e workshop, che permetteranno di approfondire il tema della conservazione digitale dei documenti, conoscendo e scoprendo le ultime tecnologie.

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Per facilitare la gestione aziendale arriva la conservazione sostitutiva

Da un po’ di tempo le aziende e i professionisti hanno a disposizione uno strumento in più per risparmiare sui costi di gestione delle loro informazioni, fiscali, legali o generiche che siano.

Da qualche anno è infatti possibile utilizzare il metodo della cosiddetta conservazione sostitutiva cioè la possibilità di archiviare i documenti in formato digitale, semplicemente facendo una copia archiviabile su supporti digitali del documento per il quale è necessaria la conservazione per più anni, ad esempio le fatture o i verbali di smaltimento rifiuti.

Conservare un documento su supporto digitale sostanzialmente significa bloccarlo nel contenuto, nella forma e nel tempo con l’applicazione della firma digitale e la marca temporale.

Un’azienda che applica ai propri processi interni aziendali il metodo della conservazione sostitutiva in termini pratici non dovrà più emettere documenti cartacei, immaginate quindi il risparmio di carta, raccoglitori, faldoni e altro materiale necessario alla conservazione di documenti fisici, basta un PC o addirittura, se c’è all’interno dell’azienda un esperto di informatica, un hard disk portatile nel quale conservare, anche in modo organizzato attraverso la gestione in cartelle tematiche e sottocartelle annuali, per esempio, tutta la documentazione che necessita di essere archiviata e consultabile per un certo numero di anni.

Ricapitolando, la legge (l’ultima, in ordine di tempo è la risoluzione 364E dell’Agenzia delle Entrate) consente di conservare a certe condizioni, su supporti digitali, i documenti e le informazioni aziendali per i quali è necessaria l’archiviazione per un certo numero di anni. Impostare questo processo come prassi dal punto di vista aziendale consentirebbe all’azienda di non produrre più documenti cartacei ma conservare la documentazione in supporti elettronici.

A dare valore legale alla copia informatica ci sono la firma digitale e la marca temporale e, con un’ultima risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, è possibile anche procedere alla creazione di timbri virtuali equiparati dal punto di vista informativo a quelli tradizionali.

È possibile anche affidare in outsourcing le procedure e la gestione della conservazione sostitutiva dei propri documenti aziendali affidandosi a partner specializzati.

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