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L’outsourcing è una pratica sempre più diffusa alla quale le imprese, sia di grandi che di piccole dimensioni, ricorrono frequentemente, dati i numerosi benefici che apporta.

Di solito viene impiegato quando un’azienda necessita di competenze specifiche o non vuole utilizzare il personale in forza.

Le funzioni oggetto di esternalizzazione sono solitamente quei processi a basso valore aggiunto che richiedono un investimento in tecnologie e in infrastrutture che si ritiene controproducente effettuare. Un esempio significativo è l’esternalizzazione servizi di reception, che è sempre più diffusa.

Nel settore terziario vi sono numerose imprese specializzate nell’ottimizzare il processo di outsourcing, alle quali è molto conveniente affidarvisi.

Outsourcing dei servizi di reception

Tutte le mansioni che riguardano i servizi di reception sono fondamentali poiché arrivano direttamente in contatto con il cliente finale e conseguentemente incidono significativamente sull’impressione e sul giudizio che avrà il consumatore: se ben servito e assistito, la sua opinione sull’azienda sarà positiva e probabilmente tornerà ad acquistare presso essa e la consiglierà ai conoscenti.

I servizi di reception possono essere: accoglienza e registrazione degli accessi fisici o di quelli al sito web, rilascio di pass, indirizzamento negli uffici di competenza, assistenza dei clienti e rilascio delle informazioni richieste, smistamento della corrispondenza tradizionale o elettronica, consegna e ritiro della posta, gestione dei mezzi aziendali, registrazione degli utilizzatori dei mezzi aziendali, gestione dei centralini e dei personal computer, controllo e registrazione dei visitatori e del personale esterno.

Un buon receptionist deve avere importanti doti comunicative, ovvero, naturale predisposizione al contatto con la clientela, pazienza, cortesia e gentilezza; inoltre sono richieste organizzazione, coordinazione e flessibilità. In aggiunta a queste caratteristiche, può essere necessario avere personale che conosca le lingue straniere, le risorse tecnologiche e i software aziendali.

Perché esternalizzare

Il saper assistere al meglio i clienti incide fortemente sull’immagine, sulla reputazione e sulla fiducia dei consumatori. L’obiettivo deve essere la soddisfazione degli acquirenti a 360 gradi. Per questo motivo, servono figure professionali specializzate.

Tutto questo è possibile grazie all’outsourcing del servizio di reception, che elimina il bisogno di formare o assumere nuovi dipendenti.

Oltre a questo beneficio, l’esternalizzazione apporta:

• Maggiore efficienza: delegando ad altri i servizi di reception, il personale interno si concentra sui compiti, coerenti con il proprio ruolo, lavorando più efficientemente.
• Maggiore flessibilità: è molto facile attuare modifiche con professionisti non assunti direttamente. Molte aziende garantiscono la sostituzione dei singoli in ogni momento e per qualsiasi motivo.
• Maggiore qualità e accesso a competenze mancanti: pagando semplicemente per il servizio svolto, si ottiene know-how specializzato, in grado di svolgere le mansioni di receptionist ottimamente.
• Meno costi: l’esternalizzazione pesa molto meno a bilancio rispetto alla formazione e/o l’assunzione di nuovi dipendenti. Inoltre i costi fissi vengono abbattuti.
• Meno rischi: minori incertezze, poiché si ha garanzia di affidarsi a esperti, in grado di eseguire al meglio i compiti affidatigli.
• Meno complessità: il management interno può essere molto articolato. Grazie all’outsourcing si riduce la complessità interna, la quale porta ad avere elevati costi di coordinazione e comunicazione.